Деятельность современных библиотек сегодня всё в большей степени осуществляется в электронной среде. Вместе с формированием электронных каталогов в электронной среде формируется справочно-поисковый аппарат на основе программного обеспечения, действующих методических документов, форматов данных и т.д. Одним из инструментов структурирования создаваемых библиотеками баз данных и организации в них поиска являются авторитетные файлы. Для создания авторитетных файлов используется информация, имеющаяся в электронной среде, а также все богатство сведений, накопленных в традиционных каталогах. Федеральное государственное бюджетное научное учреждение «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (ЦНСХБ) - ведущий информационно-библиотечный центр по сельскому хозяйству и смежным отраслям. За 80 лет существования в каталогах библиотеки накоплен большой объем отраслевой справочной информации и выстроена система справочного аппарата, основанная на системе каталогов и картотек, раскрывающих содержание фонда библиотеки. В ЦНСХБ велась работа по формированию алфавитных каталогов отечественных и иностранных книг, комплексно-системного каталога, алфавитных каталогов статей из отечественных и иностранных журналов и сборников, алфавитного каталога названий американских и канадских опытных станций, регистрационных картотек журналов и газет на русском и иностранных языках, картотеки отчетов по НИР учреждений Россельхозакадемии, картотеки депонированных рукописей, специальных видов документов, систематической картотеки неопубликованных переводов (2).

С 2007 г. в ЦНСХБ в качестве лингвистического средства формируется Авторитетный файл наименований организаций (АФ ЦНСХБ), включающий данные и функции справочного аппарата традиционных каталогов. Для пользователей на сайте ЦНСХБ размещена в открытом доступе База данных «Авторитетный файл наименований научных учреждений АПК» (БД «АФ НИУ АПК»), формируемая на основе АФ ЦНСХБ. База данных обеспечивает информирование пользователей сведениями исторического и справочного характера о научных учреждениях АПК, предоставляет доступ к авторитетным данным на научные учреждения АПК. База данных является средством поиска библиографических данных и электронных полнотекстовых документов научных учреждений АПК в информационных ресурсах ЦНСХБ. Авторитетная запись на наименование научного учреждения выступает единой «точкой доступа» к сведениям об учреждении и к его изданиям (1).

На наименования научного учреждения за весь период его существования в БД «АФ НИУ АПК» средствами формата RUSMARC/Authorities и программными средствами, разработанными в ЦНСХБ, формируется кластер связанных авторитетных записей. На этапе формирования авторитетных данных собирается информация по истории учреждений из всех возможных источников: электронные каталоги, архивы, сайты учреждений, энциклопедии, справочники. Основными источниками данных об учреждениях стали традиционные каталоги и фонд ЦНСХБ. Как информационный центр по сельскому хозяйству и смежным отраслям ЦНСХБ в течение длительного времени получает ведомственный обязательный экземпляр изданий научно-исследовательских учреждений, таким образом, в фонде ЦНСХБ имеются издания научных сельскохозяйственных учреждений, отсутствующие в фондах других библиотек. В традиционные каталоги ЦНСХБ включался максимальный объем отраслевой информации. Так, например, обязательными считались добавочные описания на все отраслевые организации, сведения о которых содержались в основных библиографических описаниях, включая описания, сформированные под заголовком индивидуального автора.

Для подготовки авторитетных данных в традиционном каталоге используются ссылочные и справочные карточки, а также варианты наименований, присутствующие в библиографическом описании. На ссылочных и справочных карточках, как правило, присутствует информация о датах переименований и другие исторические сведения об учреждении. С целью выявления всех форм наименований в каталоге просматривается массив карточек, как основных, так и добавочных на каждое наименование. При этом учитываются изменения в правилах каталогизации и методике описания, изменения в административно-территориальном делении страны, в названиях населенных пунктов. По результатам этой работы предварительно составляется схема изменения наименований учреждения. В схеме определяются наименования, которые впоследствии будут принятыми заголовками авторитетных записей и определяется количество наименований организаций в кластере авторитетных записей.

Опыт показывает, что наименования учреждений присутствующих в библиографических описаниях и на изданиях могут отличаться. Кроме того, в изданиях может содержаться дополнительная информация об учреждении, которая не отражается в других источниках. Поэтому осуществляется просмотр изданий учреждения. Для просмотра выбираются самые ранние издания, труды, отчеты о научных работах, юбилейные сборники, материалы юбилейных конференций и документы, изданные в периоды переименований (до и после). На этом этапе дополнительно выявляются варианты наименований и разночтения с алфавитным каталогом, обусловленные методическими решениями библиотеки, изменениями в правилах описания, различными походами каталогизаторов. После работы с изданиями схема изменения наименований учреждения корректируется, при этом, количество принятых заголовков в БД «АФ НИУ АПК» может не соответствовать количеству принятых заголовков в алфавитном каталоге. Форма заголовка авторитетной записи может отличаться от формы заголовка в традиционном каталоге. В этом случае в авторитетную запись включается служебное примечание о форме наименования в традиционном каталоге.

В процессе подготовки данных для кластера авторитетных записей в БД «АФ НИУ АПК» по традиционному каталогу выявляются все принятые заголовки на учреждение. Например, для Всероссийского НИИ кормов им. В.Р. Вильямса в традиционном каталоге имеются наименования: Всесоюзный научно-исследовательский институт кормов им. В.Р. Вильямса, Государственный луговой институт, Станция по изучению кормовых растений и кормовой площади. Кроме того, по ссылочным и справочным карточкам выявляются наименования учреждений, которые участвовали в различных реорганизациях учреждения за весь период его существования. На Всероссийский НИИ кормов им. В.Р. Вильямса выявлено два связанных наименования: Баглачевский болотный опытный участок и Кировская лугоболотная опытная станция. Эти учреждения в разное время участвовали в реорганизации – Баглачевский болотный опытный участок в 1918 г. вошел в состав Станции по изучению кормовых растений и кормовой площади, Кировская лугоболотная опытная станция  в 1956 г. включена в состав Всесоюзного НИИ кормов им. В. Р. Вильямса.

При формировании исторических данных предпочтение отдается сведениям, содержащимся в изданиях учреждений. Справка формируется путем выделения наиболее значимых моментов реорганизации учреждения: даты создания, даты переименования, перевода в другое место, присвоения имени ученого, включаются сведения о государственных наградах и ссылки на официальные документы (приказы, постановления, решения). В авторитетной записи исторические данные для лучшего восприятия структурируются. Полная история учреждения отражается в авторитетной записи на последнее наименование учреждения:

210$aВсероссийский научно-исследовательский институт кормов им. В. Р. Вильямса$cЛобня, Московская обл.

300$aВ 1917 г. на базе Качалкинского лугового хозяйства создана Станция по изучению кормовых растений и кормовой площади.

300$a В 1922 г. на базе Станции по изучению кормовых растений и кормовой площади образован Государственный луговой институт.

300$aВ 1924 г. институту присвоено имя профессора В. Р. Вильямса.

300$aВ 1930 г. институт переименован в Институт кормов им. В. Р. Вильямса.

300$aВ 1937 г. институт переименован во Всесоюзный научно-исследовательский институт кормов им. В. Р. Вильямса.

300$aВ1972 г. институт награжден Орденом Трудового Красного Знамени.

300$aВ 1992 г. институт преобразован во Всероссийский научно-исследовательский институт кормов им. В. Р. Вильямса. С 2001 г. - государственное научное учреждение.

305$aЗа 1917-1922 гг. см.:$bСтанция по изучению кормовых растений и кормовых площади (ст. Луговая, Московская обл.)

305$aЗа 1922-1930 гг. см.:$bЛуговой институт им. В. Р. Вильямса (ст. Луговая, Московская обл.)

305$aЗа 1930-1922 гг. см.:$bВсесоюзный научно-исследовательский институт кормов им. В. Р. Вильямса (Лобня, Московская обл.)

 На сегодняшний день в БД «АФ НИУ АПК» сформирован 281 кластер авторитетных записей на наименования научных учреждений АПК, включающий более 1000 записей. В том числе, записи на наименования учреждений, относящиеся к периоду 1917-1991 гг. – 66 %, относящиеся к периоду до 1917 г. - 4 %. Традиционный каталог является ценным источником, отправной точкой для организации работы по сбору информации об учреждении. На основе данных традиционного каталога и других источников формируются авторитетные данные с целью предоставления максимально полного доступа пользователей к содержанию фондов и сохранению пласта культурных ценностей по истории сельскохозяйственной науки.

 Список источников:

1. Ласточкина Н.В., Семенова О.Ф., Сычева Е.П. Информация о научно-исследовательских учреждениях АПК – в помощь специалистам // Вестник российской сельскохозяйственной науки. - 2016. – N 5. – С. 25-27.

2. Нохрина В.А. История и современное состояние системы каталогов Центральной научной сельскохозяйственной библиотеки (1930-2015 гг.) // Научные аграрные библиотеки в современных условиях: проблемы, перспективы, инновации. – М., 2015. – С. 270-287.

 Сведения об авторе

Ласточкина Наталья Владиславовна - старший научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека, 

lnv@cnshb.ru

Семенова Ольга Федоровна - старший научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека, 

sof@cnshb.ru

Сычева Елена Петровна - научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека, 

sip@cnshb.ru