Российский фонд фундаментальных исследований (РФФИ) поддерживает издательские проекты в рамках специального конкурса. Руководители проектов после выхода из печати изданий предоставляют часть тиража уполномоченным РФФИ организациям для распространения между российскими вузами, научными организациями и библиотеками. Библиотека по естественным наукам (БЕН) РАН с 2012 г. является уполномоченной РФФИ организацией, распределяющей такие издания между научными организациями и библиотеками. БЕН РАН и РФФИ заключили договор, по которому БЕН РАН обязуется выполнять следующие функции:

• Ø размещать информацию об изданиях, готовящихся к выпуску на сайте БЕН РАН;
• Ø принимать от издательств (или руководителей проектов) установленного РФФИ количества экземпляров вышедших из печати изданий и отражение их поступлений на сайте;
• Ø осуществлять научное описание всех поступивших изданий и отражать их в Интернет-каталоге БЕН РАН;
• Ø хранить в своих фондах, по крайней мере, одного экземпляра всех полученных изданий и предоставлять их читателям Библиотеки и абонентам МБА;
• Ø принимать заказы на издания от научных организаций и библиотек;
• Ø формировать необходимые документы и передавать их вместе с изданиями заинтересованным организациям в соответствии с их заказами.

   Для решения всего комплекса перечисленных задач в БЕН РАН была разработана специальная автоматизированная Интернет-система [1, 2], которая состоит из двух взаимосвязанных блоков - административного и пользовательского и поддерживает две базы данных «Организации» и «Издания».

    В административном блоке системы (http://www.benran.ru/rffi/) выполняются следующие технологические операции.

• - Ввод и редактирование данных об организации: полное название организации; сокращенное название организации; почтовый адрес; телефон; адрес электронной почты; фамилия, имя и отчество ответственного лица; данные договора c БЕН РАН; тип организации (вуз, НИУ РАН, библиотека и т.п.); способ отправки заказанных изданий (самовывоз, отправка по почте, отправка через транспортные компании); логин и пароль для доступа к пользовательскому блоку.
• - Регистрация денежных поступлений от организации и ее почтовых расходов.
• - Формирование расходных актов для передачи организации вместе с заказанными изданиями.
• - Регистрация отправки изданий в организацию.
• - Контроль денежных средств организации.
• - Ввод и редактирование данных о поступивших изданиях: идентификатор издания в системе «Библиобус»; количество полученных экземпляров; номер гранта РФФИ, поддержавшего публикацию издания; номер технологического места хранения поступившего издания в БЕН РАН; тематика издания; описание издания; аннотация; сведения об авторе (руководителе проекта РФФИ).
• - Ввод информации о поддержанных РФФИ проектах издания научной литературы: номер проекта; руководитель проекта; название проекта.
• - Просмотр поступивших изданий.
• - Просмотр полученных заказов от организаций.
• - Поиск информации и получение различных статистических данных по базе данных «Организации» и базе данных «Издания».

  При поступлении изданий от грантодержателя в БЕН РАН первый экземпляр каждого издания направляется на автоматизированную обработку по технологии, принятой в БЕН РАН. Система «Библиобус» - это комплексная автоматизированная система БЕН РАН, обеспечивающей автоматизацию всех технологических процессов по «пути книги» для непериодических изданий [3, 4]. В результате обработки в системе «Библиобус» формируется полное библиографическое описание издания (с указанием в примечании, что оно подготовлено при поддержке РФФИ) и набор его отсканированных страниц (обложка, титульный лист, аннотация, оглавление).

  При регистрации поступившего издания в базе данных «Издания» вводится его идентификатор, сформированный в базе данных «Библиобус», что обеспечивает доступ организаций-заказчиков к библиографическим описаниям и отсканированными страницами издания.

  В процессе подготовки к отправке заказанных изданий в системе формируется расходный акт. Он используется и как «передаточный» документ, и как список, по которому осуществляется подбор изданий для отправки заказчику. Акт содержит следующие данные о заказанных изданиях: библиографическое описание издания, количество заказанных экземпляров, место хранения (для формирования отправляемой партии), общее количество заказанных экземпляров. Вверху акта распечатывается его штрих-код, автоматически формируемый системой. При отправке партии изданий администратор системы считывает при помощи сканера штрих-код с соответствующего акта, в результате чего на электронный адрес организации-заказчика, содержащийся в базе данных, автоматически передается сообщение о выполнении заказа.

  Блок администратора системы позволяет получать многоаспектную справочно-статистическую информацию о поступивших и распределенных изданиях, необходимую для РФФИ и БЕН РАН. Для каждой организации можно получить информацию о том, какие издания она заказала. На рис.1 можно увидеть фрагмент заказанных изданий Объединенным институтом ядерных исследований. Рядом с библиографическим описанием каждого издания находится ссылка «Заказано экземпляров …». После перехода по такой ссылке администратор системы получит информацию обо всех заказах, поступивших на издание: организация-заказчик, количество заказанных экземпляров, дата заказа, дата распечатки акта, дата отправки заказа (см. рис. 2).

Рис. 1. Заказанные издания организацией ОИЯИ

 

Рис. 2. Данные заказов на издание «Аккреционные процессы в астрофизике»

 Пользовательский блок системы доступен организациям-заказчикам по адресу http://www.benran.ru/rffi_exp/.  Система предоставляет возможность  работы, как со всей новой информацией  об  изданиях (которые организация еще не заказывала), так и выборочно по следующим тематическим разделам:

• - математика, механика, информатика;
• - физика, астрономия;
• - химия и наука о материалах;
• - биология и медицинская наука;
• - науки о Земле;
• - науки о человеке и обществе;
• - информационные технологии и вычислительные системы;
• - фундаментальные основы инженерных наук.

После выбора тематического раздела пользователь увидит описания изданий, относящихся к данной тематике, которые он еще не заказывал. На рис. 3 представлены описания изданий из тематического раздела «математика, механика, информатика». Рядом с каждым описанием находится дата поступления издания в БЕН РАН, а также образ обложки издания. Щелчок «мыши» на картинке позволяет пользователю просматривать образы других отсканированных страниц издания.

Рис. 3.  Описания изданий из тематического раздела «математика, механика, информатика»

  Выбрав издание для заказа, пользователю нужно перейти по ссылке «Заказать», которая находится под описанием издания (см. рис.3), и ввести необходимое количество экземпляров. В системе организован автоматический контроль количества заказанных экземпляров: общее число заказанных организациями экземпляров не должно превышать количества имеющихся экземпляров данного издания. После того, как количество доступных экземпляров будет исчерпано, система прекратит прием заказов на данное издание.

  Организация-заказчик имеет возможность просмотреть и скорректировать свои заказы в любой момент времени до отправки изданий (см. рис. 4). Кроме того, если организации уже отправлен заказ, а ей необходимо еще заказать экземпляры уже отправленного ей издания, система позволит сформировать дополнительный заказ, если еще остались экземпляры необходимого издания. Для этого необходимо перейти по ссылке «Заказать дополнительно», которая находится рядом с описанием выбранного издания (см. рис. 4).

 

Рис. 4. Просмотр заказанных изданий

   Для неавторизованных пользователей система предоставляет возможность знакомиться с изданиями, опубликованными при поддержке РФФИ, которые уже поступили в БЕН РАН или готовятся к выпуску.  Вход осуществляется с сайта БЕН РАН по ссылке «Книги, изданные при поддержке РФФИ. Просмотр книг» (http://www.benran.ru/rffi_exp/view.aspx).  Описания изданий представлены в том же интерфейсе, что и для авторизованных пользователей, но без возможности их заказа.

   В настоящее время система продолжает успешно функционировать в технологическом режиме в БЕН РАН. За шесть лет эксплуатации в системе было зарегистрировано более тысячи изданий, которые распределялись между сорока шестью организациями-заказчиками.

 

Список источников 

1. 1. Власова С.А., Калёнов Н.Е., Кочукова Е.В. Автоматизированная система заказа книг, изданных при поддержке РФФИ // Информационное обеспечение науки: новые технологии: Сборник научных трудов. — Екатеринбург, 2012. — С. 142-146.
2. 2. Калёнов Н.,  Кочукова Е.,  Власова С.. Интерактивная система распространения изданий, опубликованных при поддержке РФФИ // Информационные ресурсы России. - 2013. - № 4. - С. 25-27.
3. 3. Васильев А.В.  Функциональные особенности АИБС "Библиобус" // Новые технологии в информационно‑библиотечном обеспечении научных исследований: Сборник научных трудов. – Екатеринбург, 2010. – С. 95‑99.
4. 4. Васильев А.В., Каленов Н.Е. Автоматизированная информационно-библиотечная система «Библиобус»: современная версия // Библиотековедение, 2018. - Т. 67, - № 6. - С. 630-644. 

Сведения об авторе

Власова Светлана Александровна, ФГБУН Библиотека по естественным наукам РАН, ведущий научный сотрудник, кандидат технических наук

К оглавлению выпуска