В практику деятельности современных библиотек, в связи с переходом на новый уровень технологических коммуникаций, помимо уже ставшей традиционной работы по формированию и ведению электронных каталогов прочно вошла работа по формированию и использованию авторитетных файлов. Авторитетные файлы используются в процессе каталогизации, что способствует унификации данных, и как инструмент поиска, не только по принятой форме, но и по любой из вариантных форм, включенных в авторитетную запись. Формирование связей между авторитетными и библиографическими данными позволяет организовать доступ пользователям из единой точки к различным информационным ресурсам независимо от их структуры, формата и местонахождения. Как показывает отечественный и зарубежный опыт, создание и поддержка авторитетных файлов внутри одной библиотеки – трудоемкая и дорогостоящая задача. Библиотечное сообщество делает попытки работать в кооперации, создавая авторитетные файлы совместно на различных уровнях взаимодействия.

На международном уровне ведутся работы по созданию многоязыковых файлов авторитетных записей. Например, Virtual International Authority File (VIAF) – это международный проект национальных библиотек и организаций, формирующих авторитетные файлы имен с целью обеспечения и удобного доступа к основным мировым авторитетным файлам имен. Участники проекта предоставляют авторитетные данные, включающие идентификатор, поля ссылок «см.» и «см. также» из оригинальной записи и ссылки/связи с оригинальными авторитетными записями. Оригинальная авторитетная запись остается в авторитетном файле учреждения-участника проекта VIAF и лишь небольшая часть данных собирается на центральном сервере. Единой точкой входа для пользователей является сайт VIAF. В состав виртуальной расширенной авторитетной записи входят все выявленные формы имен конкретного объекта. Поиск возможен как во всем VIAF, так и в отдельных авторитетных файлах участников проекта. Связанные авторитетные файлы используются в качестве многоязычных, многонациональных интерфейсов (2).

В России примером сотрудничества в области авторитетных данных, является технология корпоративного создания и ведения авторитетных файлов организованная и технически реализованная Центром ЛИБНЕТ. Можно сказать, что это национальный уровень сотрудничества в области авторитетных данных, так как участниками проекта являются РНБ, РГБ, Президентская библиотека, универсальные библиотеки российских регионов, отраслевые библиотеки. База данных «Авторитетные файлы» формируется в формате RUSMARC/Authorities. В качестве программного обеспечения используется АБИС OPAC-Global, основанная на облачных технологиях. Доступ к Базе данных «Авторитетные файлы» открыт в 2004 г. В настоящее время база данных включает: Единый авторитетный файл РНБ (ЕАФ РНБ); Единый авторитетный файл ЛИБНЕТ (ЕАФ ЛИБНЕТ); Медицинские предметные рубрики (MeSH). В базе данных представлены авторитетные записи на имена лиц, наименования организаций, предметные рубрики. Общий объем ЕАФ РНБ и ЕАФ ЛИБНЕТ (ЕАФ) более 2,3 млн. записей. ЕАФ представляет собой централизованную базу авторитетных данных, которые могут быть заимствованы в локальные авторитетные файлы. Заимствование записей возможно копированием в формате текстовой строки, предназначенной для заполнения полей 6-го и 7-го блоков в формате RUSMARC (общий объем превысил 1,8 млн.) и в режиме выгрузки авторитетных записей в формате RUSMARC в ISO 2709 (общий объем более 250 тыс.).

Федеральное государственное бюджетное научное учреждение «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (ЦНСХБ), как участник Центра ЛИБНЕТ и каталогизирующая библиотека имеет доступ к Базе данных «Авторитетные файлы» с возможностью создания авторитетных записей в ЕАФ и выгрузки авторитетных записей. С 2007 г. ЦНСХБ формирует Авторитетный файл наименований организаций (АФ ЦНСХБ) с использованием программного модуля MarcAuth для создания и ведения авторитетных файлов АИБС MARC-SQL в формате RUSMARC Authorities. ЦНСХБ принимает активное участие в проектах Цента ЛИБНЕТ, связанных с корпоративным созданием и ведением авторитетных файлов в части наименования организаций. С 2012 г. специалисты ЦНСХБ создают в режиме on-line авторитетные записи в ЕАФ ЛИБНЕТ.

Создание авторитетной записи библиотеками-участниками возможно только в процессе формирования точки доступа в импортируемой или создаваемой в режиме on-line библиографической записи. По действующей в Системе корпоративной каталогизации ЛИБНЕТ (СКК ЛИБНЕТ) технологии в формируемой библиографической записи каталогизатор осуществляет поиск в ЕАФ, поиск проводится неоднократно, при этом поисковый элемент должен учитывать особенности методики формирования авторитетных записей в ЕАФ. Найденные авторитетные записи просматриваются, учитывается возможность использования записи (записи с отметкой «только как предметная рубрика» в качестве точки доступа полей 7-го блока формата RUSMARC не используются). Если находится авторитетная запись с принятым заголовком, определяемым как вариант наименования, новая авторитетная запись не формируется. Если найденные авторитетные записи не соответствуют наименованию организации в библиографической записи или имеется нулевой результат поиска, создается новая авторитетная запись в ЕАФ ЛИБНЕТ. Система предоставляет шаблон ввода данных с полями формата RUSMARC Authorities, в котором создается  авторитетная запись. Кроме элементов, необходимых для формирования точек доступа, запись может включать варианты наименования организации, исторические и справочные сведения, поля ссылок «см.» и «см. также» на предыдущие/последующие и связанные наименования организации, связи с записями на эти наименования не устанавливаются. Сведения об источнике записи система формирует автоматически на основании данных библиографической записи библиотеки-участника, из которой осуществлен переход к работе с авторитетными данными. Созданная в ЕАФ ЛИБНЕТ авторитетная запись выгружается в АФ ЦНСХБ с сохранением идентификатора записи. В записях устанавливаются связи с предыдущими/последующими и связанными наименованиями. На сегодняшний день создано более 60 авторитетных записей, в основном, на наименования научных учреждений АПК.

С 2004 г. ЦНСХБ заимствует библиографические записи из СКК ЛИНЕТ. К 2007 г., когда в ЦНСХБ началась работа по созданию авторитетного файла, в электронном каталоге уже присутствовал значительный массив библиографических записей с авторитетными данными (в том числе идентификаторами) из авторитетных файлов РНБ (ныне ЕАФ РНБ). Рассматривался вопрос о возможности использования авторитетных записей из Авторитетного файла наименований организаций РНБ (АФ РНБ) для формирования АФ ЦНСХБ. В ЦНСХБ приоритетным направлением в работе по формированию авторитетных данных являются отраслевые научные учреждения. Проведенное исследование выявило, что каталоги ЦНСХБ включают большее количество принятых заголовков за различные периоды существования одной организации и более подробную историческую информацию, чем АФ РНБ. Заимствование записей на научные учреждения сельскохозяйственного профиля не проводится, так как АФ ЦНСХБ используется не только для унификации точек доступа в библиографических записях, но и как справочная база. В АФ ЦНСХБ заимствуются записи на наименования научных учреждений смежных отраслей, учебных учреждений и других организаций, требующие минимальной модификации. После включения заимствованной из ЕАФ записи в АФ ЦНСХБ, запись дополняется сведениями об имеющемся в ЦНСХБ источнике информации, при необходимости дополняются варианты наименования или устанавливаются связи с другими авторитетными записями. Идентификатор записи и сведения о создателе сохраняются. На сегодняшний день в АФ ЦНСХБ заимствовано около 100 авторитетных записей из ЕАФ. В целях гармонизации авторитетного контроля в АФ ЦНСХБ и ЕАФ в записи АФ ЦНСХБ включено дополнительное поле, набор данных которого соответствует принятым заголовкам авторитетных записей ЕАФ, включая идентификатор. В результате программной обработки экспортируемых в СКК ЛИБНЕТ библиографических записей ЦНСХБ осуществляется замена данных в контролируемых точках доступа на данные, соответствующие ЕАФ (1).

В АФ ЦНСХБ включено 100 авторитетных записей Сибирской научной сельскохозяйственной библиотеки (СибНСХБ) на наименования научных учреждений АПК Сибирского региона, полученные в результате обмена авторитетными данными между ЦНСХБ и СибНСХБ. Записи СибНСХБ созданы в программном обеспечении Системы автоматизации библиотек ИРБИС в формате RUSMARC Authorities. При загрузке в АФ ЦНСХБ сохранены идентификаторы записей и сведения о создателе. Записи СибНСХБ используются для формирования контролируемых точек доступа в библиографических записях ЦНСХБ. Помимо базовых авторитетных данных записи СибНСХБ включают исторические сведения, поля ссылок «см.» и «см. также», поля связей без идентификаторов, варианты наименований, отсутствующие на изданиях в фонде ЦНСХБ. Эта информация используется в справочной Базе данных «Авторитетный файл наименований научных учреждений АПК», выставленной в открытом доступе на сайте ЦНСХБ.

Опыт ЦНСХБ показал, что заимствованные авторитетные записи могут успешно использоваться. Сотрудничество библиотек в области формирования и использования авторитетных файлов способствует выработке единых методических и технологических решений. Задачей сотрудничества является многократное использование авторитетных данных для обеспечения удобного доступа пользователей к электронным каталогам,  базам данных и информационным ресурсам в целом.

Список источников

1. 1. Ласточкина Н.В., Семенова О.Ф. Использование технологии ЕАФ СКБР в АБИС ГНУ ЦНСХБ Россельхозакадемии [Электронный ресурс] // Теория и практика каталогизации и поиска библиотечных ресурсов. – 2013. - Режим доступа: http://www.nilc.ru/journal/.
2. 2. Стегаева М.В. Виртуальный международный авторитетный файл как перспективное направление развития авторитетных файлов // Научные и технические библиотеки. - 2017. – N 2. - С. 111-121.

Сведения об авторах

 Семенова Ольга Федоровна - старший научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов, ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека

sof@cnshb.ru

Ласточкина Наталия Владиславовна - старший научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов, ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека

lnv@cnshb.ru