Введение. Среди технологических процессов, обеспечивающих библиотечно-информационную деятельность библиотеки, процесс индексирования является наиболее интеллектуальным, сложным и трудоемким, требующим высокой квалификации и разнообразных знаний от индексатора. Поэтому важно, чтобы у индексатора был набор регламентирующих этот процесс методических и нормативных документов, использование которых помогает ему принять правильное решение и обеспечивает унификацию индексирования однотипных документов.

Индексирование – это выражение содержания документа и/или смысла информационного запроса на информационно-поисковом языке (ГОСТ 7.74-96). Выделяют классификационное индексирование – присвоение классификационных индексов в соответствии с правилами какого-либо классификационного языка и дескрипторное индексирование ‑ индексирование, при котором ключевые слова текста заменяются дескрипторами, указанными в тезаурусе или дескрипторном словаре.

Выделяют три принципа индексирования документов: классификационное (систематизация), предметное (предметизация), координатное (координатное индексирование) [2]. Иными словами, индексирование – процесс выражения и описания содержания документа терминами индексирования (ключевыми словами, дескрипторами) или систематизации (рубриками, индексами, кодами). Таким образом, в процессе индексирования происходит перевод содержания документов и запросов с естественного языка на информационно-поисковый язык (ИПЯ), в результате которого создается поисковый образ документа (ПОД) и поисковый образ запроса (ПОЗ). В процессе индексирования происходит «свертывание» информации, содержащейся в документе, и перевод ее на искусственный, специально разработанный для выражения содержания документов и последующего их поиска ИПЯ, в виде индекса, рубрики, кода (на классификационном языке) или дескриптора, ключевого слова (на дескрипторном языке).

Индексирование является основным средством раскрытия содержания документа, ежегодного входного документного потока, составляющего фонд библиотеки. От качества индексирования зависит не только эффективность тематического поиска в информационно-поисковой системе библиотеки, но и эффективность использования фондов библиотеки.

Например, в ФГБНУ ЦНСХБ индексирование осуществляется на двух классификационных языках ‑ Универсальной десятичной классификации (УДК), Отраслевом рубрикаторе по сельскому хозяйству и продовольствию (ОР), созданным на основе Государственного рубрикатора научно-технической информации (ГРНТИ) (классификационное индексирование) и двух дескрипторных языках: Информационно-поисковом тезаурусе по сельскому хозяйству и продовольствию (ИПТ) и языке ключевых слов. Соответственно результатом индексирования, зависящим от ИПЯ, являются индекс УДК, рубрика ОР, дескриптор ИПТ, ключевые слова (язык ключевых слов). Использование 4 ИПЯ значительно осложняет работу индексатора, увеличивает его интеллектуальную нагрузку и осложняет процесс индексирования, поскольку каждый из ИПЯ имеет разную структуру и особенности, при этом необходимо знать правила индексирования на каждом из ИПЯ и методику работы с ними.

Индексирование на любом из ИПЯ включает следующие этапы работы: выделение в документе тем, подлежащих отражению в виде отдельных тематических фрагментов; выбор понятий, характеризующих темы документа; выбор терминов индексирования для обозначения понятий ‑ формирование поискового образа документа из терминов индексирования. [2; 3].

Унификация и стандартизация индексирования. По работе индексатора (процессам, видам индексирования, терминологии, относящейся к этим процессам и описывающей их) разработано и издано ряд ГОСТов, которые индексатор использует в работе и на основе которых разрабатываются локальные (внутрибиблиотечные) нормативные акты, в т.ч. методические пособия, инструкции, правила, направленные на унификацию индексирования. Прежде всего, индексатор должен знать и владеть терминологией, поэтому в его инструментарий входят ГОСТы [1-9].

Очевидно, что процесс индексирования включает большую долю субъективизма, поскольку, выбирая темы и понятия индексатор основывается на своих знаниях предмета, опыте, отношении к предмету и теме документа и т.д. В результате документы по одной теме, заиндексированные разными специалистами, могут получить разные индексы, попадут в разные места в информационно-поисковой системе (ИПС), что скажется на результатах тематического поиска. Поэтому роль индексатора крайне важна. Индексатор должен знать ИПС, в которую загружается созданная им информация, ее структуру, тематический диапазон, ее поисковые возможности, должен владеть стратегией поиска и знать поисковые запросы пользователей своей библиотеки. Поэтому в инструментарий индексатора входят: Устав, где прописаны основные задачи библиотеки; Положение о системе каталогов и картотек, поскольку при индексировании, отбирая темы и выбирая понятия, он постоянно должен задаваться вопросом будут ли темы, выбранные им как основные, полезны при поиске и будет ли возможен поиск по выбранным им лексическим единицам данного ИПЯ индексам, дескрипторам и т.п. Он должен хорошо знать ИПЯ, которые использует при индексировании: их структуру, лексические возможности, правила индексирования. Для этого необходимо знать ГОСТы, описывающие те ИПЯ, которые использует библиотека [1; 7; 8; 9]. Индексатор должен хорошо знать предмет, чтобы правильно проиндексировать документ. Это главное условие для индексатора в ЦНСХБ, где индексирование осуществляется специалистами сельского хозяйства в соответствии с их базовым образованием, т.е. документы по растениеводству обрабатывает агроном, а по животноводству – зоотехник и т.д. Это условие позволяет не только глубоко и полно раскрыть содержание документа, отобрать наиболее значимые актуальные и перспективные с точки зрения дальнейшего развития темы, но и предвосхитить запросы пользователей.

Специализация индексаторов в определенной области АПК в соответствии с их базовым образованием позволяет сформировать у индексатора представление о документном потока по данной теме, определять тенденции в развитии науки и направлений в научных исследованиях и прогнозировать у пользователей информационные потребности. Поэтому в инструментарии индексатора должны быть специальные и справочные материалы по его специализации. В отделе АСОД ЦНСХБ ‑ это ГОСТы из области сельского хозяйства, например ГОСТ Р 52001-2002 Пчеловодство. Термины и определения и др.

Однако знание специальности, повышающее качество индексирования, все же не исключает долю субъективизма. Поэтому необходимы нормативные и методические документы, которые унифицируют процесс индексирования. Это методики по индексированию по отдельным ИПЯ. В ЦНСХБ разработаны методические рекомендации по индексированию на ИПТ и Отраслевому рубрикатору [11], систематизации на УДК документов по сельскому хозяйству и пищевой промышленности [10]. Если индексирование по классификациям и ИПТ регламентировано правилами этих ИПЯ, то индексирование ключевыми словами, казалось бы, не имеет никаких ограничений и предполагает так называемое свободное индексирование [4]. Однако опыт ЦНСХБ индексирования ключевыми словами показал, что это процесс можно и нужно также регламентировать, иначе появляются потери в тематическом поиске и возрастает информационный шум. В ЦНСХБ существуют правила по использованию грамматики и лексических форм при написании ключевых слов.

Независимо от типа ИПЯ основным требованием, которые предъявляются к процессу индексирования документа, являются: полнота и точность раскрытия документа; объективность раскрытия содержания; единообразное отображение средствами данного ИПЯ сходных по содержанию документов, т.е. все документы по одному вопросу должны получить одинаковые индексы, рубрики, дескрипторы и попасть в одно место в информационной системе. При этом обязательным является устранение избыточности при отражении содержания документа, т.е. каждое понятие должно быть отражено на конкретном уровне и один раз.

Это требование гарантируется соблюдением правил индексирования, отображенных в инструкциях, рекомендациях, разработанных в библиотеке.

В ЦНСХБ осуществляется аналитическая роспись периодических и продолжающихся изданий, и важнейшей задачей индексатора является отбор наиболее значимых и интересных с научной и практической точек зрения статей для включения в информационные продукты библиотеки: электронные каталоги, базы данных, текущие библиографические и реферативные издания. В соответствии с технологией одноразовой обработки, существующей в библиотеке, отбор документов и определение их места в информационных продуктах происходит на этапе аналитико-синтетической обработки документов индексатором/систематизатором. Поэтому в ЦНСХБ разработана система локальных нормативных актов (инструкций) по отбору документов: из отечественных и из иностранных сериальных изданий; по отдельным отраслям АПК, поскольку имеется существенная отраслевая специфика; по видам информационных продуктов (издания, база данных «АГРОС») и т.д. В процессе семантической обработки документов происходит свертывание информации до аннотации и реферата, поэтому индексатору необходимо знание ГОСТ Р 7.0.99-2018(6), определяющего основные требования к написанию реферата и аннотации. На основе ГОСТа созданы методические материалы, отражающие отраслевую специфику и особенности информационных ресурсов ЦНСХБ: Инструкция по составлению и оформлению аннотаций на иностранную литературу для референтов; Рабочая инструкция по редактированию аннотаций на иностранные продолжающиеся издания (многотомники).

В отделе аналитико-синтетической обработки документов ЦНСХБ в перечень документов, регламентирующих деятельность отдела, входят организационно-распорядительная документация (Положение об отделе Аналитико-синтетической обработки документов и лингвистического обеспечения, должностные инструкции отдела; Устав ЦНСХБ и др.,); плановая документация (План работы отдела на год, План научно-методической комиссии ЦНСХБ, Государственное задание, План НИР ЦНСХБ); ГОСТы (по библиотечному делу и информации, а также по отраслям сельского хозяйства); методическая документация (методические указания, методические рекомендации, инструкции, памятки, порядки); ИПЯ, используемые в ЦНСХБ (Информационно-поисковый тезаурус по сельскому хозяйству и продовольствию (электронная версия), Дескрипторный словарь (выборка из ИПТ, печатная версия), Отраслевой рубрикатор по сельскому хозяйству и продовольствию (электронная версия); Отраслевые рабочие таблицы УДК для АПК (9 выпусков и алфавитно-предметный указатель в 2 книгах, в печатной форме); полные таблицы УДК 4-е издание раздел 63 Сельское хозяйство, а также отдельные выпуски по смежным с сельским хозяйствам отраслям).

Выводы. Таким образом, в методический инструментарий индексатора входят различного рода нормативные и регламентирующие документы разного уровня как общероссийские, так и локальные (внутрибиблиотечные), которые стандартизируют и унифицируют деятельность индексатора в процессе аналитико-синтетической обработки документов, снижая или минимизируя его субъективную составляющую. Методические указания, инструкции помогают индексатору действовать в соответствии с технологическими регламентами, принятыми в стране и отдельной библиотеке, снижая его интеллектуальную напряженность. Наличие этих документов гарантирует исключение ошибок из-за забывчивости, рассеянности индексатора; унификацию действий и решений в однообразных технологических ситуациях и с однотипными документами; преемственность методических и технологических подходов, процедур и решений в случае смены кадрового состава. Необходимым условием функционирования инструментария является его актуальность (замена устаревших ГОСТов, исключение инструкций на исключенные из технологии процессы) и наличие реестра документов, позволяющего, анализировать и отслеживать неактуальные инструкции, разрабатывать отсутствующие или на новые процессы, находить нужные в данный момент документы и т.д.

Список источников

1. 1. ГОСТ Р 7.0.49-2007 СИБИД. Государственный рубрикатор научно-технической информации. Структура, правила использования и ведения. ‑ М. : Стандартинформ, – 8 с.
2. 2. ГОСТ 7.59-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации. – Минск ; М. : Изд-во стандартов, 2003. – II, 6 с.
3. 3. ГОСТ Р 7.0.66-2010. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию. – М. : Стандартинформ, 2011. – 19 с.
4. 4. ГОСТ 7.74-96. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-поисковые языки. Термины и определения. – М : Изд-во стандартов,1997. – 24 с.
5. 5. ГОСТ 7.73-96. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения. – М. : Изд-во стандартов, 1997. – 16 с.
6. 6. ГОСТ Р 7.0.99-2018. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2018. – 22 с.
7. 7. ГОСТ 7.25-2001. Тезаурус информационно-поисковый одноязычный. Правила разработки, структура, состав и форма представления : издание официальное : введ. 01.07.2002. ‑М. : Изд-во стандартов, 2001. – 18 с.
8. 8. ГОСТ Р 7.0.91-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Тезаурусы для информационного поиска. –М. : Стандартинформ, 2016. – III, 93 с.
9. 9. ГОСТ 7.90-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Универсальная десятичная классификация. Структура, правила введения и индексирования. – М. :Стандартинформ, 2008. – 23 с.
10. 10. Методика систематизации по УДК документов по сельскому хозяйству и пищевой промышленности. – М.: ЦНСХБ ‑ 2002. – 48 с.
11. 11. Пирумова Л.Н., Харченко Л.Т. Тезаурус по сельскому хозяйству и продовольствию: индексирование документов и поиск информации в БД АГРОС : (методические материалы). – М., 2001. – 69 с.

Сведения об авторах

Пирумова Лидия Николаевна, кандидат педагогических наук, заместитель директора по научной работе Федерального государственного бюджетного научного учреждения «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (Москва, Россия), ;

Сидоренко Тамара Андреевна, старший научный сотрудник, Федерального государственного бюджетного научного учреждения «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (Москва, Россия), .

Рецензент

Цветкова В.А., доктор технических наук, зам.главного редактора журнала