Для библиотеки документ является широким понятием: в ней он существует, с одной стороны, как объект библиотечного фонда, с другой – как средство реализации административной деятельности.  Несмотря на важность управленческих документов, без которых (как и без фондовых) деятельность библиотеки как системы была бы невозможна, их анализу в библиотековедении не уделяется должного внимания. Упор делается на изучение фондовых документов (8, с. 5). Исключение составляет диссертация А.С. Румянцевой «Система библиотечной документации как ресурс управления библиотекой» (8).

На необходимость разрабатывать предмет библиотечного документоведения, его терминологии указывал в своей недавней статье Ю.Н. Столяров (9). На примере анализа исторического развития управленческой документации Российской государственной библиотеки мы попытаемся проиллюстрировать важность этого тезиса.

Работ, посвящённых анализу управленческих документов РГБ, в научной литературе нет. Отдельные документы упоминаются в исследованиях, посвящённых истории РГБ. К ним можно отнести дореволюционный исторический очерк «Пятидесятилетие Румянцевского музея в Москве. 1862-1912» (7), диссертации советского библиотековеда М.М. Клевенского (2) и современной исследовательницы Е.А. Ивановой (1) об истории Румянцевского музея, монографию Л.М. Коваль «На благое просвещение. Из истории Российской государственной библиотеки» (3). Управленческие документы приводятся только для воссоздания исторического контекста, они не осознаются и не обосновываются как необходимый элемент библиотечной системы (правда, предметами их исследования это и не требовалось).

Под такими документами будем понимать материализованную информацию, созданную с целью администрирования (10, с. 134). Управленческий документ отражает принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы делопроизводственного оформления и начертания знаков письма (5, с. 335-336).

По классификации, предложенной А.С. Румянцевой, управленческие документы предшественника Российской государственной библиотеки — Румянцевского музеума — можно разделить на несколько групп: организационная документация (Устав и Положение), распорядительная (распоряжения директора), информационно-справочная (прошения, сношения, письма), отчётная (напр., отчёты о состоянии библиотеки), учётная (инвентарная книга, списки читателей) и технологическая (Правила пользования библиотекой, инструкции). Устав и Положение регламентировали структуру музеев, порядок управления им, личный состав, порядок комплектования фондов и выдачи книг из библиотеки музея.

В Положении 1862 года описывались обязанности и права директора Румянцевского музея – давалась своего рода должностная инструкция. Он был обязан заботиться о сохранении и приумножении коллекции, в том числе книжной. Деятельность работников по этому Положению регулировалась распоряжениями директора, одной из главнейших обязанностей их было «составление и продолжение систематических каталогов в библиотеке» (6). Помимо каталогизации, библиотекари Румянцевского музея занимались приёмом книг, отбором дублетов, приёмом требований от читателей, подбором и выдаче книг по требованиям и т.д. (3, с. 198).

Распространённым видом управленческого документа были отчёты, которые поначалу выходили раз в три года, с 1895 года — ежегодно (всего за дореволюционный период их вышло 24). В них содержались описания поступающих коллекций и отдельных предметов, сведения о выполненных работах и жалобы на недостаток средств и площадей для обслуживания читателей (2, с. 79). В целом в дореволюционный период не существовало чёткой классификации управленческих документов, не было единого государственного стандарта для их создания.

В советское время формы управленческих документов дореволюционного периода совершенствовались, появлялись их новые виды (планы, декреты), происходила стандартизация и унификация. Так, в начале 1970-х гг. Государственная библиотека СССР им. В. И. Ленина совместно с Государственной публичной научной технической библиотекой СССР и Библиотекой по естественным наукам Академии наук СССР разработали ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учётные документы. Требования к оформлению бланков» (8, с. 27). С 1970 года вводятся и регулярно обновляются (один из последних на управленческую документацию был принят в 2013 году) государственные стандарты на организационно–распорядительную документацию (10, с. 238).

В результате этой стандартизации понятие «документ» закрепилось и за единицей библиотечного фонда, и за единицей делопроизводственного процесса. На недопустимость этой омонимии указывают учёные-документоведы, поскольку эти виды документов имеют разный функционал (9, с. 64-65; 8, с. 53). Необходимость разработки этого аспекта терминологии библиотечного документоведения диктует также рост количества как фондовой, так и управленческой документации в современной библиотеке.

Так, фонд Российской государственной библиотеки по сравнению с дореволюционным периодом вырос с миллиона единиц до 47 миллионов, количество подразделений – с 8 до 118, штат увеличился с нескольких десятков до 1682 человек (4). Соответственно усложнилось и делопроизводство, количество документов стало более многочисленным. Например, в одном только Научно-исследовательском центре развития Библиотечно-библиографической классификации есть четыре вида управленческих документов (организационно-распорядительные, переписка, документы по общим вопросам развития ББК, документы по кадровым вопросам). Они содержат 26 разделов с наименованиями различных документов: например, в организационно-распорядительные входят Положения об отделе и секторах, должностные инструкции, распоряжения по отделу, планы работы и отчёты.

Таким образом, становится ясной необходимость более детального изучения управленческих документов библиотек, уточнения их терминологии и классификации. Наряду с фондовыми документами они формируют фундамент библиотеки как системы. На протяжении истории растёт их количество, появляются новые виды, углубляется дифференциация. Процесс их создания и стандартизации не прекращается, что говорит о неизменной актуальности управленческих документов.

 Список источников

1. 1. Иванова, Е. А. Становление и развитие Румянцевского музея как Российского общественного, научного и культурного центра, XIX - начало XX вв. : дис. ... канд. ист. наук : 07.00.02 / Иванова Елена Александровна. — М., 2002. — 342 с.
2. 2. Клевенский, М. М. История библиотеки Московского публичного и Румянцевского музея : 1862-1917 гг. : дис. ... канд. пед. наук. / Клевенский Марк Митрофанович. — М., 1951. — 331 с.
3. 3. Коваль, Л. М. На благое просвещение [Текст] : из истории Российской государственной библиотеки / Л. М. Коваль ; Российская гос. б-ка. — М.: Пашков дом, 2012. — 497 с.
4. 4. Краткая статистическая справка о Российской государственной библиотеке в 2019 году (по состоянию на 01.01.2020) [Электронный ресурс] // Российская государственная библиотека. URL: https://www.rsl.ru/ru/about/documents/statisticheskaya-spravka-o-rabote-rgb/spravka-2019 (дата обращения: 20.01.2022).
5. 5. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. / Н.Н. Кушнаренко. – 3-е изд., стер. — Киев: Знание, 2001. — 460 с.
6. 6. Положение о Московском публичном и Румянцевском Музее, 19 июня 1862 г. // Полное собрание законов Российской империи: Собр. 2-е. - СПб., 1865. — Т. 37. № 38385.
7. 7. Пятидесятилетие Румянцевского музея в Москве. 1862-1912 : Ист. очерк. — М. : т-во скоропеч. А.А. Левенсон, 1913. — [2], XLIV, 198, [10] с.
8. 8. Румянцева, А. С. Система библиотечной документации как ресурс управления библиотекой : дис. ... канд. пед. наук : 05.25.03 / Румянцева Анна Сергеевна. — Орёл, 2015. — 341 л. : ил.
9. 9. Столяров, Ю.Н. Библиотечное документоведение / Ю.Н. Столяров // Научные и технические библиотеки. — — N 5. — С. 61-72.
10. 10. Столяров, Ю.Н. Документология: учебное пособие / Ю. Н. Столяров; Московский государственный университет культуры и искусств; Орловский государственный институт искусств и культуры. — Орёл : Горизонт, 2013. — 370 с.

сведения об авторе

Русин Даниил Олегович - Российская государственная библиотека, библиотекарь 2 категории

Рецензент

Столяров Юрий Николаевич - доктор педагогических наук, профессор, главный научный сотрудник Российской государственной библиотеки, ФГБУН «Научный и издательский центр “Наука”» РАН, Государственной публичной научно-технической библиотеки России, член редколлегии электронного научного журнала "Культура: теория и практика"