Введение. Современный период характерен тем, что каждая научная или образовательная организация имеет доступ к информационным ресурсам: зарубежным, национальным или собственного формирования, необходимым для информационного обеспечения исследовательских процессов. В данной работе мы хотим обратить внимание на ресурсы, формируемые непосредственно организацией, а именно на базы данных публикаций сотрудников организации.

 Практика формирования локальных баз данных публикаций сотрудников конкретной научной или образовательной организации стала практически повсеместной. Такой подход вызван, в значительной мере, необходимостью организации готовить отчеты о научной деятельности, где отражение публикаций сотрудников организации является обязательным элементом, а также публикации служат одним из основных критериев при продвижении научных сотрудников по служебной лестнице [1]. Подобные базы данных в каждой организации создаются, исходя из возможностей организации: наличия технических средств и соответствующего программного обеспечения, а главное специалистов, способных разработать подобную базу данных и поддерживать ее в рабочем состоянии. Единых рекомендаций здесь не выработано, поэтому под названием «база данных публикаций сотрудников организации» можно встретить и простой файл библиографических описаний в среде Word, таблицу Exsel, где библиографическое описание представлено в составе отдельных элементов данных, в правилах о структуре конкретной базы данных, а также в формате полноценной базы данных с поисковыми возможностями. Опыт введения собственных баз данных (БД) публикаций накоплен во многих организациях, в том числе, в ГПНТБ СО РАН, ИНГГ СО РАН, ВолгГТУ и др. Практически нигде не используются рефераты, ключевые слова, тем более, полные тексты.

 Требования к БД. Основные требования к базам данных в данном случае, как правило не учитываются, видимо, потому что разработчики (программисты) не считают эти работы серьезными в их практике. А это не совсем так. Базы данных этого типа должны отвечать следующим требованиям [2]:

• - быть интероперабельными, поскольку библиографические описания могут быть заимствованы из других систем или переданы в них, например, e-library, WoS CC, Scopus;

• - быть масштабируемыми;
• - обеспечивать поиск по разным критериям с использованием различных фильтров: поиск по авторам, названию статьи, году опубликования, названию издающей организации, номеру журнального выпуска и прочим элементам данных, а также возможность тематического поиска;
• - интегрироваться с другими библиографическими базами данных и индексами научного цитирования [3]. В нашем случае, БЕН РАН возглавляет сеть библиотек научных организаций РАН, являясь головной организацией, соответственно, у головной библиотеки должна быть возможность поиска данных о научных публикациях по всем библиотекам сети.
• - иметь высокую степень сохранности – возможность накопления и сохранения данных о публикациях с целью проведения качественного ретроспективного анализа библиометрических оценок публикационной активности сотрудников организации.

Информация в базе данных должна быть:

• - достоверной – объективно отражать вводимые данные;
• - точной – иметь высокую степень соответствия вводимых информационных данных, указанным в источнике;
• - оперативной – быстро отражать сведения о публикации в базе данных;
• - полной – охват публикаций сотрудников, независимо от источника опубликования, должен быть максимально полным.

 

  Источники формирования БД. Тенденция роста сетевых информационных продуктов во всем мире приводит к увеличению конкуренции в глобальном информационном пространстве, поэтому повышение их качества становится актуальной задачей для большинства организаций. Следовательно, источники для формирования базы данных должны являться достоверными и содержать проверенную точную информацию. Основными источниками для формирования БД публикаций сотрудников организации служат:

• - печатные и электронные научные журналы, монографии, труды научных мероприятий (конференций, симпозиумов и пр.), тематические сборники публикаций и т.д., то есть ресурсы, в которых отражены первичные публикации сотрудников организации;
• - базы данных, индексирующие данные о статьях, книгах и т.п., а именно Российский индекс научного цитирования (РИНЦ), зарубежные базы данных Web of Science Core Collection (WoS CC), Scopus и другие;
• - сами авторы.

 Для обеспечения требования «оперативность» к формированию базы данных необходимо учитывать ряд факторов, приводящих к сбоям в формировании базы данных: задержку выпусков журнала и задержку индексирования журналов в различных базах данных, т.к. они являются главными источниками формирования. Полнота предоставления информации в некоторых случаях лежит на авторах. В основном это касается статей, опубликованных в зарубежных журналах (доступ, к которым в настоящее время на территории РФ ограничен), а также сборников конференций, которые не индексируются в базах данных.

 Опыт БЕН РАН. Библиотека по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН) имеет значительный опыт формирования БД публикаций сотрудников. В ЦБС БЕН РАН поддерживаются 3 тематические базы данных, 12 трудов сотрудников института и 4 базы данных диссертаций [4]. В статье внимание обращено на БД публикаций сотрудников, которая ведется в БЕН РАН, а также предложены рекомендации по ее совершенствованию.

 В середине 1990-х гг. в рамках гранта РФФИ в БЕН РАН был разработан вариант системы «Наука России», поддерживающей, в частности, базу данных публикаций сотрудников БЕН РАН [5]. Изначально в этой базе были представлены библиографические описания публикаций сотрудников с некоторыми поисковыми возможностями. Постепенно на сервер БЕН РАН стали загружаться и предоставляться в открытом доступе базы данных публикаций сотрудников ряда институтов РАН, входящих в сеть БЕН РАН: Физического института РАН; Института органической химии РАН; Института элементоорганических соединений РАН; Института проблем экологии и эволюции РАН; Института биохимии РАН; Института паразитологии РАН; Палеонтологического института РАН; Патенты Пущинского научного центра. Специалисты библиотек сети БЕН РАН вносили в базу данных публикации сотрудников институтов. Специальная надстройка позволяла отображать введённую в институтах информацию на сайте БЕН РАН [6]. Принцип интегрированности реализовывался на практике. В связи с различными изменениями, происходящие как в самой БЕН РАН, так и в институтах, доступ к данным о трудах сотрудников институтов стал возможен только для внутреннего использования, а в некоторых институтах подобные базы данных перестали поддерживаться.

 За почти сорокалетний период существования база данных публикаций сотрудников БЕН РАН постоянно совершенствовалась и модифицировалась. С учетом новых требований в технологических решениях и изменения информационных потребностей научного сообщества, было принято решение о расширении состава вводимых данных: библиографические описания стали дополняться возможностями получения полных текстов, которые были доступны локально с компьютеров БЕН РАН. БД публикаций сотрудников постепенно становится базой данных, которая предоставляет как библиографические описания, так и полные тексты статей. Благодаря дополнительному полю «Идентификатор во внешних базах данных», появилась возможность добавлять идентификаторы статьи из РИНЦ, WoS СС и Scopus. В связи с антироссийскими санкциями, WoS СС и Scopus ушли с информационного поля России. Тем не менее отдельные бесплатные сервисы WoS CC и Scopus, в том числе поиск идентификационного номера в WoS СС, остались доступными для российских специалистов. В работе [7] рассмотрены возможности бесплатных открытых сервисов, предоставляемых пользователям системами WoS CC и Scopus, в том числе: получение библиометрических и фактографических данных, проведение тематического поиска, генерация проблемно-ориентированных библиографических списков, баз данных и т.д. В базе данных публикаций сотрудников есть возможность добавить цитирования из РИНЦ, WoS СС и Scopus. К сожалению, пока этот сервис не используется. Это связано с тем, что данные не загружаются в систему автоматически, а требуют ручного ввода, что трудоемко и неэффективно.

На данный момент доступен поиск по:

• - словам из названия статьи;
• - фамилиям авторов;
• - году издания первоисточника (журнала, книги и пр.);
• - организациям;
• - идентификаторам во внешних базах данных.

 Поиск можно осуществлять по виду публикации, так как при добавлении статьи, в обязательном порядке указывается вид статьи: в журнале, в сборнике, в материалах конференции, монография. Имеется возможность отображения по таким критериям как: публикация, автор и источник, а также можно выбрать отображаемое количество записей на странице (максимально 100). Удобной функцией является выгрузка статей в двух форматах: текстовом и CSV.

 В БД публикаций сотрудников БЕН РАН [8] отражено 1961 публикация, начиная с 1973 г. (рис.1). В профиле организации в Российском индексе научного цитирования (РИНЦ), отражено 1273 публикации (на январь 2023 г.). Это говорит о том, что локальная БД публикаций наиболее полно отражает публикационную деятельность сотрудников. Публикационная активность сотрудников БЕН РАН неравномерна, есть периоды спада и резкого роста. Заметен рост после 2007 г. и начавшееся сокращение публикаций с 2019 г. Последний период можно объяснить сокращениям числа научных сотрудников в БЕН РАН.

 

 Рисунок 1. Публикации, отраженные в БД публикаций сотрудников БЕН РАН

  Таким образом, БД публикаций сотрудников БЕН РАН:

• - ведет учет публикаций сотрудников организации;
• - является библиографической базой данных с возможностью доступа к полным текстам, если они есть, однако поиск по полным текстам пока не предусмотрен;
• - обладает сервисами поиска по разным элементам данных с использованием различных фильтров;
• - предоставляет пользователям возможность удаленного доступа к базе данных;
• - обладает удобным и простым интерфейсом.

 

 Направления развития. Создание, ведение и постоянное совершенствование локальных баз данных требует, в первую очередь, хороших специалистов для реализации всех процессов, которые диктует нам новый информационно-коммуникационный мир. Это специалисты по IT процессам, специалисты по проектированию информационных баз данных, специалисты, владеющие особенностями формирования библиотечно-информационных технологий и издательского дела, знающие рынок и условия получения информационных продуктов и услуг как на российском, так и зарубежном рынках. В БЕН РАН в 2021-2022 гг. осуществлен переход на новую АБИС, реализованную на платформе Koha [9]. База данных публикаций сотрудников пока продолжает работать на старом программном обеспечении, задача ее перевода на новую технологическую среду отнесена на 2023 год. В связи с этим необходимо:

• - подготовить план-график перехода БД публикаций сотрудников на платформу Koha;
• - разработать функции экспорта статей в формате Excel для административных и статистических отчетов по выбранным критериям;
• - доработать поисковые сервисы: поиск по ключевым словам, используя для этого поля «аннотация» и «ключевые слова». Для обеспечения тематического поиска, возможно, предусмотреть дополнительные поля;
• - реализовать возможность включения сведений об индексировании публикации в WoS СС, Scopus, РИНЦ, Russian Science Citation Index с указанием идентификаторов. Эта функция важна для подготовки ежегодных отчетов по публикационной активности сотрудников;
• - обеспечить возможность связи с базами данных публикаций НИИ, входящих в сеть БЕН РАН;
• сформировать личную карточку автора (авторский профиль сотрудников БЕН РАН). В нее включить данные: ФИО (на рус. и анг. языках); сведения об ученом звании, степени и т.д.; авторские идентификационные номера в различных базах данных: РИНЦ, WoS, Scopus, ORCID, связанные с помощью URL-ссылок, для перехода на авторский профиль в выбранную БД. Показывать количество публикаций и цитирований в базе данных РИНЦ, которое отражалось бы в реальном времени в соответствии с показателями во внешней системе (РИНЦ) или сформировать автоматическую отсылку к РИНЦ.
• - предусмотреть возможность простановки кодов рубрик ГРНТИ, присвоенных статье или журналу в системе РИНЦ, что важно для отчетности о научной деятельности БЕН РАН;
• - сформировать отдельное поле для идентификации номеров программ и грантов, по которым финансируются исследования;
• - отображать внизу страницы дату последнего обновления.

  

 Вывод. База данных публикаций сотрудников научных организаций, институтов становится неотъемлемой частью отражения их научной деятельности во внешнем информационном пространстве, а также популяризации науки. Несмотря на большое количество других баз данных, в том числе, информационно-аналитических, которые позволяют получить информацию о любом авторе, организации, журнале и т.д., небольшие, локальные БД сотрудников на уровне отдельной организации очень полезны. Это связано с несколькими аспектами. Сведения вносятся библиотечными специалистами и содержат меньше ошибок чем хранилища, собирающие информацию посредством автоматического отбора [4]. Локальные БД наиболее полно отражают публикационную деятельность, так как источниками информирования, в первую очередь, являются сами авторы, которые заинтересованы в точности и оперативном отражении информации. БД публикаций сотрудников становится вспомогательным инструментом для подготовки ежегодных отчетов организаций, а также системой учета публикационной активности внутри организации при расчетах показателя результативности научной деятельности (ПРНД) сотрудника.

 

Список источников

1. 1. Мазов Н.А., Гуреев В.Н. Базы данных публикаций научных организаций как основа информационных исследований // Научно-техническая информация. Серия 1: Организация и методика информационной работы. – 2022. – № 5. – С. 8-18. DOI 10.36535/0548-0019-2022-05-2.
2. 2. Требования, предъявляемые к информационной базе организации [Электронный ресурс]. - URL: www/https://helpiks.org/7-7105.html (дата обращения: 26.01.2023 г.)
3. 3. Баженов С.Р., Данилин М.В., Рогозникова О.А. Интеграция базы данных публикаций организации с индексами научного цитирования: реализация средствами САБ ИРБИС 64 // Международный профессиональный форум: Книга. Культура. Образование. Инновации. «Крым 2015» [Электронный ресурс]. URL: gpntb.ru>win/Inter-Events/crimea2015/disk/042/pdf (дата обращения: 25.01.2023 г.)
4. 4. Бескаравайная Е.В., Харыбина Т.Н. Обзор текущего состояния услуг научной библиотеки. Взгляд изнутри // Библиотечно-информационный дискурс, 2022. – Т. 2, – № 2. – С. 32-40. DOI: 10.47612/2791-2841-2022-2-2-32-40.
5. 5. Якшин М. М. Интегрированная база данных публикаций сотрудников научных учреждений [Электронный ресурс]. –URL: http://www.benran.ru/SEM/Sb_17/sbornik/264.pdf (дата обращения: 06.02.2023 г.)
6. 6. Власова С. А. Создание интегрированной базы данных публикаций сотрудников научной организации // Румянцевские чтения - 2019 : Материалы Международной научно-практической конференции: в 3 частях, Москва, 23–24 апреля 2019 года. – Москва: Издательство "Пашков дом", 2019. – С. 135-139.
7. 7. Мохначева Ю.В., Калашникова Г.В., (введение Цветкова В.А.) Практическое руководство с методическими рекомендациями по использованию бесплатных сервисов Web of Science и Scopus // Деп. в ВИНИТИ РАН 24.01.2023, № 3 – B2023, Ук №2, 2023 г.
8. 8. База данных публикаций сотрудников БЕН РАН [Электронный ресурс]. –URL: http://www.benran.ru/publben/ (дата обращения: 06.02.2023 г.)
9. 9. Ионов М. А. Опыт миграции БЕН РАН на АБИС Коха / М. А. Ионов // Электронный век науки. Информационное и ресурсное обеспечение научной деятельности в контексте цифровой трансформации: материалы I международной научно-практической конференции, Махачкала, 27 сентября – 01 2021 года / Библиотека по естественным наукам Российской академии наук; Дагестанский Государственный Университет. – Москва: Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Библиотека по естественным наукам Российской академии наук, 2021. – С. 12-16.

Сведения об авторах

Цветкова Валентина Алексеевна - доктор технических наук, профессор, главный научный сотрудник Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН), г. Москва   

Калашникова Галина Валерьевна - кандидат педагогических наук, научный сотрудник Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН), г. Москва

К оглавлению выпуска