Информационные ресурсы. ДОВБНЯ Е.В. РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПОИСКА И РЕДАКТИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ В РАМКАХ АБИС KOHA

 Необходимым условием эффективного функционирования современной научной библиотеки является наличие качественного программного обеспечения. Библиотеки идут разными путями – некоторые сами разрабатывают АБИС, подстраивая их под свои нужды. Другие используют готовые разработки, здесь уместно упомянуть понятие «корпоративная библиотечная система с открытым кодом».

 Итак, если мы говорим о системах с открытым исходным кодом (или «open source»), то одним из самых ярких примеров такой системы является АБИС Koha. Эта система не так широко известна в нашей стране, хотя много лет успешно применяется за рубежом [3].

 Первоначально, программа была разработана для малых и средних библиотек, но была модернизирована и в настоящее время ее используют около 1000 библиотек по всему миру.

 Библиотека по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН) перешла на программное обеспечение Koha в сентябре 2021 года. Почему именно Koha?

 Наиболее важные причины такого выбора раскрываются в сборнике, посвященном 50-летнему юбилею БЕН РАН [1].

 «Во-первых,… приверженцы системы Koha делают упор на то, что у этой системы…отсутствуют лицензионные платежи, а у ее пользователей есть возможность изменять программное обеспечение таким образом, чтобы адаптировать его к своим потребностям.

 Во-вторых, Koha – это открытая система, которая может обслуживаться не только нынешним составом специалистов БЕН, но и последующими поколениями IT-специалистов.

 В-третьих, Koha способна объединить все подразделения БЕН и интегрировать все операции библиотеки в целое… Koha, по оценке сторонников внедрения именно этой системы, является достаточно универсальной системой, благодаря использованию общепринятых стандартных форматов, по каталогизации, хранению информации и обмену библиографическими данными, а также наличию механизма гибкой настройки под те или иные нужды и задачи» [1, с. 155].

  Итак, после внедрения нового программного обеспечения сначала в БЕН РАН, а затем и во всех ее отделах (филиалах), все технологические процессы библиотеки начали функционировать в рамках АБИС Koha.

  Самым главным и очевидным итогом внедрения новой программы стало создание единого сводного электронного каталога БЕН РАН и всех его отделов (44 отдела). В каталог, наряду с книгами и продолжающимися изданиями, вошли также и журналы, чего раньше не было. Возможности программы Koha, а именно: простой и понятный интерфейс; многоаспектный и оперативный поиск; эффективное управление документными потоками; возможность импортировать и экспортировать библиографические записи; поддержка любого количества участников и многое другое, позволили более эффективно организовать работу БЕН и его отделов.

 На странице портала БЕН РАН по адресу: https://www.benran.ru в режиме удаленного доступа читатели и библиотекари могут вести расширенный поиск изданий, входящих в единый сводный электронный каталог (рис. 1).

                           

Рис. 1 - Поиск в электронном каталоге БЕН РАН

   Здесь, в зависимости от цели поиска, можно ограничить его каким-либо отделом БЕН РАН или же вести поиск по всем библиотекам; определить, какой тип издания нужно искать (книга, журнал, продолжающееся издание и т.д.); искать издание по автору, заглавию, ISBN, по шифру и другим поисковым признака; можно комбинировать признаки и добавлять новые поисковые поля. Результатом поиска будет полное описание, обычное и в виде полей MARC21, а также в виде карточки, на который кроме описания будет проставлен системный номер библиографической записи в базе Koha. По результатам этого поиска можно увидеть, какое количество экземпляров данного издания есть в библиотеке; в каких отделах библиотеки эти экземпляры находятся, увидеть шифр данного издания, а также доступность его для выдачи, если же книга выдана, узнать срок ее возврата.

 Однако, не стоит забывать, что библиотекарям необходимо работать с каждым экземпляром отдельно, иначе невозможна книговыдача, редактирование и приписка экземпляров. Все это доступно при условии работы непосредственно с рабочей базой Koha.

  Коренное отличие АБИС Koha от разработки БЕН РАН – программы Bibliobus – то, что старая программа была автономной и требовала установки на сервере локальной библиотеки. Об этом говорил непосредственный разработчик АБИС Bibiobus А.В. Васильев: «для локальных библиотек, имеющих свою внутреннюю Централизованную библиотечную систему (ЦБС) является оправданной установка полностью автономной системы, База данных которой размещена на сервере локальной библиотеки» [2, с. 253].

  Программа Koha не требует установки в каждом отделе БЕН РАН, она работает через vpn-сервис (библиотекари подключаются через индивидуальные логины и пароли к общей рабочей базе, установленной на сервере БЕН РАН).

  Работа с экземплярами книг (журналов), размещенных в сводном каталоге Koha начинается с «Расширенного поиска». Надо сказать, что поиск в рабочей базе значительно отличается от поиска в каталоге, размещенном на сайте БЕН РАН.

 В расширенном поиске добавлена опция «Поиск экземпляров», здесь можно найти издания не только по заглавию, автору, ISBN (ISSN), по дате публикации и другим привычным поисковым признакам, но и по штрих-коду, шифру хранения, инвентарному номеру, а также по полям так называемого пользовательского поиска: по дате поступления в библиотеку, по источнику поступления, по местонахождению, по статусу выдачи, по стоимости и т.д. (рис. 2). 

    Рис. 2 – Поиск экземпляров.

 Новые издания, поступившие из БЕН РАН в ее отделы (филиалы) также нуждаются в редактировании, потому что необходимо зашифровать книгу, проставить в каждом экземпляре инвентарный номер, указать местонахождение того или иного экземпляра, изменить статус записи, для того, чтобы она стала доступной для книговыдачи. Без соблюдения этих условий запись не будет видна в электронном сводном каталоге БЕН РАН.

  Несомненно, одной из приоритетных задач для БЕН РАН и ее отделов является отображение в сводном электронном каталоге всех книг и журналов, входящих в фонд библиотек сети БЕН РАН.

 Поэтому таким важным является приписка экземпляров изданий, которые не были ранее отображены в электронных каталогах отделов БЕН, но имеются в рабочей базе Koha (в других ее отделах). Следует отметить, что приписать экземпляры можно только к полностью идентичным по всем признакам изданиям, а именно: год издания, автор, заглавие, ISBN (при наличии), количество страниц и т.д. То есть невозможно приписать книгу под одним и тем же названием, но другого года издания.

 Здесь могут возникнуть некоторые сложности, поэтому, чтобы избежать ошибок, нужно особенно тщательно искать издания, к которым можно что-то приписать. Особенно это касается ретро-изданий (изданных ранее 1995 года).

 Поскольку у таких книг не всегда есть ISBN, а также те описания, к которым можно было бы их приписать, не всегда идентичны одно другому (потому что они могут быть описаны по-разному и программа их по этой причине идентифицирует как разные издания), нужно быть особенно внимательным во время поиска для приписки (редактирования) экземпляров.

 Практика показывает, что программа Koha в расширенном поиске скорее отдает предпочтение поиску по заглавию, нежели по автору. Приведем пример такого поиска (рис. 3). 

   Рис. 3 – Пример расширенного поиска.

  Отметим, что это книга 1989 года издания, у нее есть ISBN, но он введен таким образом, что поиск по нему не эффективен (потому что введен без пробелов). В поисковом поле «Заглавие как фраза», ищем это издание с целью приписки экземпляров, для этого необходимо использовать опцию «Редактировать экземпляры» и далее приписывать их последовательно, не забывая указывать все необходимые для этого поля (дата поступления, источник поступления, стоимость каждого экземпляра (по инвентарной книге), инвентарный номер, шифр хранения, штрих-код, дату, на которую актуальна стоимость экземпляра, тип издания) (рис. 4). 

    Рис. 4 – Приписка экземпляров в базе Koha.

  После добавления всех экземпляров можно посмотреть результат этой приписки (рис. 5).

  

    Рис. 5 – Результат приписки экземпляров в рабочей базе Koha.

  Сначала в рабочей базе было 2 экземпляра этого издания (в БЕН РАН и в ИОГен), теперь же их стало 12, один из них выдан, указана дата возврата; все экземпляры, вновь добавленные в базу, становятся доступными в электронном каталоге БЕН РАН.

 Хочется отметить, что переход сети БЕН РАН на АБИС Koha позволил оптимизировать библиотечные процессы, создать общий сводный каталог, общую базу читателей, общую систему заказов литературы. В ближайшее время должны быть решены задачи по отображению в рабочей базе Koha всех изданий сети БЕН РАН. Это позволит сделать работу библиотеки еще более эффективной.

 

Список источников

  1. 1. БЕН РАН: 50 лет работы на благо российской науки / Библиотека по естественным наукам РАН; Сахаров Н.Л. (отв. сост.); Шорин О.Н. (предс. редкол.) и [др.]. – М.: Наука, 2023. – 282, [1] с.: ил., портр. – Библиогр. в примеч.: с. 268-[283]. – ISBN 978-502-040965-1.
  2. 2. Васильев А.В. Технология взаимодействия библиотек ЦБС БЕН РАН с программным комплексом «Библиобус» // Информационное обеспечение науки: новые технологии. – М., 2017. – С. 253-256.
  3. Koha. – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Koha (дата обращения: 06.09.23).

 

Сведения об авторе

 Довбня Елена Викторовна – старший научный сотрудник Пущинского научного центра (отдел Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук)

 

К оглавлению выпуска

Год литературы

19.08.2023, 109 просмотров.