Библиотека в Пущинском научном центре (ПНЦ) является отделом Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН). В своей работе ПНЦ много лет использует программные разработки БЕН РАН. Это позволило автоматизировать все важнейшие технологические процессы библиотеки (систематизацию, каталогизацию, шифровку, инвентаризацию и др.). С 1995 года Библиотека в Пущинском научном центре ведет электронный каталог книг и периодических изданий. Однако, книги, изданные ранее, не попали в электронный каталог. В связи с этим, перед ПНЦ встала задача проведения ретро-конверсии, для полного отображения фонда библиотеки в электронном виде. Масштабная работа по созданию ретро-каталога книг и периодических изданий была начата в ПНЦ в 2010 году (на основе программного комплекса «Библиобус», разработанного БЕН РАН). Надо отметить, что ПНЦ и БЕН РАН пошли разными путями в вопросе создания ретро-каталога.

   Библиотеки с большим объемом книг, чаще всего прибегают к созданию имидж-каталогов, сканируя каталожные карточки. В результате они получают имидж-каталоги, доступные для просмотра на сайте конкретной библиотеки. Именно таким путем БЕН РАН создавал свой ретро-каталог. Ретро-конверсия ПНЦ шла другим путем. Записи вводились в электронный каталог вручную, за основу был взят алфавитный печатный каталог библиотеки. Программа «Библиобус» позволяла проводить самостоятельную каталогизацию, описания составлялись операторами по печатным карточкам, из-за большого объема (146 ящиков отечественных книг, 28 ящиков иностранных книг), решено было разбить каталог на сектора. Ретро-записи, наряду с новыми книгами, попадали в электронный каталог ПНЦ. Благодаря этому они были доступны пользователям библиотеки. Работа над созданием ретро-каталога ПНЦ шла успешно, в результате за 12 лет было введено 82 ящика отечественных книг и 19 ящиков иностранных книг, а также полностью были введены продолжающиеся издания (отечественные и иностранные), из каталога периодики (имеющие шифр и инвентарный номер). Всего в электронный каталог ПНЦ было влито более 36 тысяч ретро-записей. Однако, к 2021 году накопилось множество проблем, связанных с устаревшим программным обеспечением.

   Сложную ситуацию, сложившуюся в то время в БЕН РАН подробно описал начальник Отдела информатизации В.Э. Кулев: «Среди острых проблем можно выделить отсутствие программной поддержки и исходных кодов устаревшей системы комплектования и каталогизации, наличие не только разных несовместимых между собой программ для учёта книг и журналов, записи читателей, книговыдачи, но и многочисленных мелких баз данных с информацией об изданиях, находящихся в 44 филиалах сети БЕН РАН, отсутствие современного электронного каталога для читателей и поддержки каких-либо библиотечных стандартов (MARC21/RUSMARC, ISO2709, Z39.50, OAI-PMH), а также недостаток таких важных функций, как онлайн заказ изданий, учёт электронных копий и доступ к ним» [1].

   Новым руководством БЕН РАН в 2021 году было принято решение о переходе на новую программу, впервые за много лет не являющейся разработкой самой библиотеки. Новой автоматизированной информационной библиотечной системой (АИБС), используемой БЕН РАН и ее сетью, стала программа Koha, малоизвестная в нашей стране, но достаточно известная за рубежом. Программа относится к системам с открытым исходным кодом (или «open source»). Возможности программы Koha, а именно: простой и понятный интерфейс; многоаспектный и оперативный поиск; эффективное управление документными потоками; возможность импортировать и экспортировать библиографические записи; поддержка любого количества участников и многое другое, позволили более эффективно организовать работу БЕН и его отделов.

   О причинах, по которым БЕН РАН и ее сеть выбрали именно эту программу, подробно говорится в юбилейном сборнике, посвященном 50-летию БЕН РАН [2]: «Во-первых,… приверженцы системы Koha делают упор на то, что у этой системы…отсутствуют лицензионные платежи, а у ее пользователей есть возможность изменять программное обеспечение таким образом, чтобы адаптировать его к своим потребностям. Во-вторых, Koha – это открытая система, которая может обслуживаться не только нынешним составом специалистов БЕН, но и последующими поколениями IT-специалистов. В-третьих, Koha способна объединить все подразделения БЕН и интегрировать все операции библиотеки в целое… Koha, по оценке сторонников внедрения именно этой системы, является достаточно универсальной системой, благодаря использованию общепринятых стандартных форматов, по каталогизации, хранению информации и обмену библиографическими данными, а также наличию механизма гибкой настройки под те или иные нужды и задачи» [2, с. 155].

   Итак, после перехода БЕН РАН на программное обеспечение Koha в 2021 году, а затем и ее отделов (44 отдела), все библиотечные процессы были переведены в новый формат. Одним из самых заметных изменений стало создание общего сводного электронного каталога БЕН РАН и ее сети. Теперь в этот перечень входили и журналы, чего не было в прежней программе. Несомненно, одной из приоритетных задач для библиотеки и ее сети является отображение в сводном электронном каталоге всех книг и журналов, входящих в фонд библиотек сети БЕН РАН. Поэтому таким важным является приписка экземпляров изданий, которые не были ранее отображены в электронных каталогах отделов БЕН, но имеются в рабочей базе Koha (в других ее отделах). Следует отметить, что приписать экземпляры можно только к полностью идентичным по всем признакам изданиям, а именно: год издания, автор, заглавие, ISBN (при наличии), количество страниц и т.д. То есть невозможно приписать книгу под одним и тем же названием, но другого года издания.

   Однако, проблема с описаниями, отсутствующими в рабочей базе Koha, оставалась нерешенной. Каким образом вводить описания, если самостоятельная каталогизация по старому образцу невозможна? Как организовать книговыдачу, если книги нет в базе? Эти вопросы требовали решения. Так как ПНЦ позже БЕН РАН перешла в формат Koha, до 2022 года (пока работал «Библиобус») ретро-записи вводились в прежнем формате. После того, как база записей ПНЦ была добавлена в Koha и стала частью сводного каталога сети БЕН, проблема встала особенно остро. Рассматривались разные варианты ввода старых описаний в базу Koha. Так как описания (в формате MARC21) теперь составлялись только каталогизаторами БЕН, предполагалось привозить книги на каталогизацию непосредственно в БЕН. Но этот вариант оказался малоэффективным, ввиду большого количества книг, подлежащих каталогизации. Требовалась методика, позволяющая ускорить этот процесс.

   Неоценимую помощь каталогизаторам ПНЦ оказал Отдел подготовки и обработки электронных документов БЕН РАН (ОПОЭД БЕН РАН), конкретно, заместитель начальника этого отдела, Кулешова Светлана Сергеевна. Она составила для сотрудников ПНЦ подробную инструкцию, провела учебу и помогала отладить методику по наполнению базы Koha ретро-записями. Несмотря на некоторые первоначальные трудности, благодаря методике С.С. Кулешовой, стало возможным дистанционно добавлять ретро-описания (с загрузкой сканов изображений книг) в электронный каталог БЕН РАН. О том, насколько быстрее и эффективнее стал этот процесс, говорят цифры. Если за весь 2023 год в каталог БЕН РАН было добавлено всего 7 описаний книг, присланных из ПНЦ непосредственно в БЕН РАН (1 акт на приписку), то с июня 2024 года по настоящее время эта цифра составила 434 описания (64 акта на приписку). Каким образом это работает?

Вначале необходимо установить на диск С:\ папку Scripts, содержащую пакетные файлы (Рис. 1).

  

 Рис. 1. Папка СКРИПТ на локальном диске С

  После этого на рабочем столе нужно создать папку СКАН, которая содержит скрипты, позволяющие архивировать папку с файлами в ZIP. Там же (в папку СКАН), по мере необходимости будут добавляться папки, содержащие сканы изображений (обложку, титульный лист, оборотную сторону титульного листа, содержание книги, выходные данные книги). Важно! Для того, чтобы загрузить потом изображения в рабочую базу Koha, сначала нужно составить краткую запись на книгу (в разделе «Быстрая каталогизация»). Системный номер в рабочей базе будет названием папки со сканами (Рис. 2). Важно! В наименовании папки не должно быть буквенных значений, только цифры (определенное количество символов).

  

Рис. 2. Папка СКАН на рабочем столе

Каждая папка содержит сканы (изображения в формате JPEG) (Рис. 3), которые после преобразования в формат ZIP будут подгружены в MARC запись в рабочей базе Koha.

 

Рис. 3. Отсканированные книги

   Для преобразования в формат ZIP сначала необходимо скопировать папку со сканами и, поместив ее в папку СКАН ввести в пакетный файл – startCreateScanZip.bat  системный номер папки с файлами (сканами). Это необходимо для создания списка изображений (без этого подгрузить изображения в рабочую базу невозможно). Далее с помощью программы, создающей ZIP-файл, нужно преобразовать файлы в папке, и после этого можно загрузить готовый ZIP в Koha.

  Необходимо отметить, что работа по наполнению электронного сводного каталога сети БЕН РАН ретро-записями ведется в тесном сотрудничестве с Отделом комплектования информационными ресурсами (ОКИР БЕН РАН). По договоренности с его заведующей, Лобановой Аленой Сергеевной, каталогизаторы ПНЦ присылают в БЕН акты на приписку литературы. Это происходит после подгрузки изображений книг в рабочую базу Koha. Сотрудники ПНЦ в неделю могут прислать не более 20 описаний на приписку в электронный каталог БЕН РАН. В актах обязательными полями являются системный номер записи в Koha, автор, заглавие, год издания книги, а также количество приписываемых экземпляров (Рис. 4).

 

Рис. 4. Акт на приписку книг в электронный каталог БЕН РАН

   Запись до составления полного описания и подгрузки изображений, недоступна для читателей в электронном каталоге, об этом говорить статус « Supressed in OPAC» (Рис. 5).

 

Рис. 5. Вид записи в Koha, без изображений (быстрая каталогизация)

   После того, как будут завершены все манипуляции с книгой (подгрузка изображений, составление полного библиографического описания в MARC21), статус записи изменится и она станет доступна читателям в сводном электронном каталоге БЕН РАН (Рис. 6).

 

Рис. 6. Готовое описание в электронном каталоге БЕН РАН

   Библиотекари ПНЦ в работе с ретро-записями вводят в электронный каталог книги из ящиков, не попавших ранее в электронный каталог. Сначала отрабатываются те книги, которые можно приписать к уже существующим записям в Koha. Затем те описания, которые нужно заново ввести в базу, приписываются по «Быстрой каталогизации», подгружаются изображения и затем составляются акты по приписке. Таким способом за прошедший год было полностью введено в электронный каталог БЕН РАН 3 ящика отечественных книг, ранее отсутствовавших в Koha. Работа по наполнению сводного электронного каталога активно продолжается. Основной задачей каталогизаторов ПНЦ и БЕН РАН является составление качественных полноценных описаний, позволяющих эффективно работать со сводным электронным каталогом сети БЕН РАН.

 Список источников

1. 1. Кулев В.А. Автоматизированная библиотечная система БЕН РАН: переход к программному обеспечению Koha / В.А. Кулев. – Текст : электронный // Культура: теория и практика. – 2022. – Вып. 5(50).
2. 2. БЕН РАН: 50 лет работы на благо российской науки / Библиотека по естественным наукам РАН; Сахаров Н.Л. (отв. сост.); Шорин О.Н. (предс. редкол.) и [др.]. – М.: Наука, 2023. – 282, [1] с.: ил., портр. – Библиогр. в примеч.: с. 268-[283]. – ISBN 978-502-040965-1.

 

Сведения об авторе

 Довбня Елена Викторовна – старший научный сотрудник Пущинского научного центра (отдел Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук)

К оглавлению выпуска