Мониторинг как технология непрерывного слежения за объектами информационной среды с целью их оценки, анализа и выяснения возможности направленного воздействия на дальнейшее поведение в настоящее время довольно широко применяется различными информационными учреждениями, в том числе и библиотеками. Мониторинг документальных потоков оказывает существенное влияние на управляемость библиотечных фондов, так как документальный поток является важнейшим элементом информационной среды. Именно документ является каналом передачи знания. Данные о состоянии документального потока дают нам представления о состоянии научных направлений, или их отдельных сегментов, позволяют прогнозировать перспективы научных исследований. Мониторинг документного потока позволяет решать многие внутрисистемные задачи, связанные с повышением качества комплектования библиотечного фонда, улучшением потребительских свойств создаваемых информационных продуктов и услуг, оптимальным использованием имеющихся интеллектуальных и материальных ресурсов библиотеки, улучшением технологической дисциплины при обработке документального потока.

   За единицу измерения в исследовании принята отдельная печатная публикация (книга, журнал, автореферат и т.п.) как реальный показатель научного знания и результат научной деятельности. Анализ  документного потока был проведён по следующим основным параметрам: динамика рассеяния публикаций, динамика роста потока, видовая структура, содержательная структура, издательский состав, источники поступления.

   Впервые анализ входного потока документов был проведен в ЦНСХБ в 1999 г. на базе отделов систематизации и автоматизации. Исследовался поток документов, поступивших в БД АГРОС с 1980 по 1998 гг.  Главный вывод исследования заключался в том, что «необходима жесткая стандартизация процедуры ввода документов в базу данных и тщательное заполнение полей принятого формата, завершение работы над «авторитетным файлом», для унифицированного введения в базу данных ряда очень важных характеристик документального потока» [1]. С 2012 г. было проведено несколько мониторинговых исследований [2, 3, 4].

   Библиотечный фонд (БФ) ФГБНУ ЦНСХБ является отраслевым фрагментом Национального информационно-библиотечного фонда Российской Федерации. Основная цель технологии формирования документного фонда состоит в том, чтобы создать целостное, структурированное собрание документов, состав и объем которого соответствуют задачам библиотеки и профильным информационным потребностям пользователей. По состоянию на 01.01.2015 г. фонд ЦНСХБ насчитывает 3.066.000 экземпляров документов, в т.ч.: книги – 57% (из них отечественные книги составляют 78%,  иностранные – 22%); журналы – 37% (из них отечественные журналы составляют 33%, иностранные – 67%); другие виды изданий (микроформы, неопубликованные, аудиовизуальные документы, электронные издания) – 6%.

   Чтобы управлять таким фондом необходимо иметь надежный инструмент, которым является служебный Электронный каталог (ЭК). Он доступен только специалистам библиотеки и имеет высокую степень защиты от несанкционированного доступа, многократное копирование на случай чрезвычайных ситуаций. Электронный каталог представляет собой совокупность библиографических и лексикографических баз данных в комплексе с системой управления базами данных и набором прикладных программ. Наличие такого каталога является репрезентативным источником для мониторинга документопотока по множеству параметров в любых хронологических границах. Весь поток документов, поступающих в библиотечный фонд, подвергается семантико-лингвистической обработке основанной на методиках содержательного анализа сведений о документах и их текстов, поток разделяется по языковому признаку, по виду документа, по типу документа, по дате издания и др. признакам. На первом этапе данные о документах в виде библиографической записи создаются в служебном электронном каталоге в формате RUSMARC, который одновременно является и учетным каталогом фонда. После обработки данные переносятся по определенной технологии в БД «АГРОС». Библиографические записи представлены в ЭК на документы с 1985 года издания. Общее количество записей на уровне единицы учета фонда (название) 365 тыс.. По структуре он разделяется на ЭК книг на русском языке (82%), ЭК книг на иностранных языках (16%) и ЭК журналов (25). Интерфейс ЭК, структура библиографической записи позволяют получить достаточное количество данных для анализа документопотока, а система управления базой данных – создать дополнительные программные средства для получения отсутствующих данных. Электронный каталог хранится в базе данных Microsoft SQL Server в формате RUSMARC.

   Для получения статистических данных документы отбирались по полю 901d (дата создания записи) за 2012-2014 гг. при помощи T-SQL запроса. В дальнейшем осуществлялась группировка по годам и по полям для отдельных промежуточных таблиц. Например, в таблице «Поступления по видам документов» группировка производилась по полю 105a (коды формы содержания),  в таблице «Поступления авторефератов диссертаций» – по полю 200e, в таблице «Поступления авторефератов диссертаций по организациям» – по полю 712a, в таблице «Количество авторефератов по ученой степени» – по полю 200e, в таблице  «Поступления авторефератов диссертаций по месту издания» – по полю 200e, в таблице «Поступления авторефератов диссертаций по основным темам» – по полю 686a, в таблицах «Поступления авторефератов диссертаций по теме 68» и «Поступления авторефератов диссертаций по теме 65» – по полю 686a, в таблице «Количество авторефератов по специальностям» – по полю 200e, в таблице «Количество документов по месту издания» – по полю 210a, в таблице «Поступление документов по дате издания» – по полю 210d, в таблице «Количество документов по издательству» – по полю 210c, в таблице «Количество документов по объему» – по полю 215a, в таблицах «Поступления по тематике», «Поступления по теме 68» и «Поступления по теме 65» – по полю 686a, в таблице «Количество документов по тиражу» – по полю 010 и в таблице «Количество трудов конференций» – по полю 105. Для таблицы «Поступления по источникам комплектования» использовалось поле SOURCE инвентарной части. В некоторых случаях, например, в таблице «Количество документов по объему», в связи с особенностями формата, приходилось дополнительно производить автоматизированный синтаксический анализ значений для группировки. Для получения дополнительных статистических данных по микропотоку ведомственного обязательного экземпляра использовалась «Автоматизированная система слежения за поступлением документов из научно-исследовательских учреждений АПК». Полученные результаты для наглядности можно представить в форме графиков и диаграмм.

    Для мониторинга выделен документопоток книг и сериальных изданий за 2012-2014 гг., как наиболее существенных в общей структуре, остальные документы представлены незначительным количеством изданий и не оказывают влияния на общую динамику состояния документопотока. Основными критериями для осуществления мониторинга были выбраны: количество поступлений документов в фонд, их видовая и типологическая структура, тематическая структура потока, языки и страны, источники комплектования и др.

    Анализ книжного рынка позволил выявить тенденцию снижения выпуска книг и журналов по тематике комплектования фонда ЦНСХБ. В то же время следует отметить рост документопотока в фонд (на 8% – книг в названиях и на 24% – журналов (выпусков), что связано, прежде всего, с увеличением поступления документов по обязательному экземпляру.

    Видовая структура документопотока распределяется следующим образом: на сборники научных трудов, монографии, научно-популярные издания, методические и инструктивные материалы и т.п. приходится 50%; авторефераты в документопотоке занимают чуть более 24%, учебники – около 17%, по 1% приходится на справочники и стандарты, каталоги, указатели; словари, энциклопедии – 0,8%, законодательные материалы и отчеты по НИР и ОКР – 0,7%.

   Мониторинг документопотока по издающим организациям показал, что 42% документопотока приходится на 26 организаций, 24,5% – на 228 организаций и 33,5% – на 2500 организаций.

   В последние годы наблюдается устойчивая тенденция снижения поступлений (за 2012-2014 гг. – на 2,2%) иностранной литературы. И если пробелы в журнальном фонде библиотека частично заменяет доступом к электронным ресурсам, то книги, как правило, не доступны ученым.

   В структуре библиотечного фонда сериальные издания с точки зрения актуальности и оперативности получения информации представляют наибольшую ценность. За исследуемый период (2012-2014 гг.) в БФ ЦНСХБ поступило журналов около 35 % от общего количества поступлений. Репертуар журналов в течение 3-х лет стабилен – 460 названий, хотя и наметился небольшой спад. Количество выпусков в среднем 4000 в год

   С 2012 года поток документов на аналитическую роспись растет по сборникам в 1,8 раза, по журналам  в 1,2 раза. Это требует технологических, управленческих и иных решений, чтобы сроки обработки документов не увеличились.

    Мониторинг документопотока авторефератов диссертаций, проиндексированных в ЭК по рубрикам ГРНТИ, показал следующее: по рубрике «Сельское и лесное хозяйство» поступило в фонд 86% документов, по рубрике «Пищевая промышленность» – 3% авторефератов, за три года по этой теме количество авторефератов увеличилось в 1,5 раза. По основным разделам рубрики «Сельское и лесное хозяйство» количество авторефератов колеблется: первые три позиции занимают рубрики «Растениеводство» (968), «Животноводство» (813) и «Ветеринария»  (640). На лесное хозяйство, экономику и механизацию приходится более 200 работ по каждой теме, более специализированные направления как агрохимия, почвоведение, земледелие и др. – от 30 до 100 работ.

   Мониторинг поступления изданий научно-исследовательских учреждений АПК показал тенденцию к снижению поступления литературы, это относится как к количеству организаций, приславших документы, так и к количеству экземпляров. За три года в фонд поступило 5123 экз. документов, в среднем  – 1708 изданий. По сравнению с 2012 г. показатели снизились на 32%. Мы предполагаем, что снижение публикационной активности ученых связано в первую очередь с реформой РАН, которая стартовала в мае 2013 г.

   Показатель тематики, являющийся ключевым для отраслевой библиотеки, за исследуемый период (2012–2014 годы) характеризуется наличием в документном потоке 90% профильных документов от общего поступления книг в фонд.

   Библиометрический анализ документного потока позволяет решать многие внутрисистемные задачи, связанные в первую очередь с повышением качества комплектования фондов, оптимальным использованием материальных ресурсов библиотеки, улучшением потребительских свойств создаваемых в библиотеке информационных продуктов, усилением технологической дисциплины при обработке документного потока, востребованностью конкретных видов и типов документов и хронологическими рамками спроса.

СПИСОК литературы

1. 1.      Сладкова О.Б., Пирумова Л.Н., Стеллецкий В.И. Использование технологии информационного мониторинга в библиотечной практике (на примере ЦНСХБ РАСХН) // Научные и технические библиотеки. 2000. №9. – С. 66.
1. Нохрина В.А. Мониторинг входного потока документов в фонд библиотеки как метод оптимизации комплектования // Библиосфера. 2013. № 4. – С. 61-67.
2.  Нохрина В.А. Роль научной библиотеки в библиометрических исследованиях // Аграрная наука, 2015, № 5. – С. 31-32.
3. 4.      Чебатуркина Н.М. Библиометрический анализ востребованности электронных ресурсов собственной генерации ЦНСХБ//Научные аграрные библиотеки в современных условиях: проблемы, перспективы, инновации, технологии: сб. докл. междунар. науч. конф., Москва, 21-22 октября 2015г. / ФГБНУ ЦНСХБ; редкол.: М.С.Бунин и др. – М.:ФГБНУ ЦНСХБ, 2015. – С. 305-316

4. Сведения об авторе

5. 1. НОХРИНА Валентина Алексеевна, заведующая отделом, кандидат исторических наук, заслуженный работник культуры РФ, Центральная научная сельскохозяйственная библиотека

К оглавлению выпуска