Одним из условий сохранности библиотечного фонда является периодическая его проверка (инвентаризация), которая является неотъемлемой частью библиотечной работы. Инвентаризация позволяет своевременно выявить и исправить расхождения между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации, и данными бухгалтерского учета.

К плановой проверке фонда ЦНСХБ приступила в конце 90-х гг. Инвентаризация началась с первого этажа документохранилища,  где размещаются отечественные документы, изданные до 1968 г. (весь фонд библиотеки занимает 5-ть этажей). Инвентаризация фонда осуществлялась вручную. Каждый экземпляра сверялся с записью в инвентарной книге. Сверка осуществлялась с помощью формуляров, которые временно изымались из  изданий, а после проверки вставлялись обратно в документ. На настоящий момент инвентаризация  этой части  фонда полностью завершена.

Инвентаризация фонда ЦНСХБ – процесс довольно длительный и должен проводиться поэтапно. Но при этом необходимо руководствоваться утверждённым порядком. ЦНСХБ также как и другие библиотеки, имеющие библиотечный фонд свыше 1 млн. учетных единиц, в соответствии с Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (утверждённого  приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2013г.), письмом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» (1998 г.), а также Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (2013 г.) должна проводить плановую инвентаризацию всего фонда каждые 15 лет.

Чтобы повысить эффективность процесса проверки, необходимо переходить на современные информационные технологии. И в 2015 г. ЦНСХБ приступила к созданию автоматизированной системы инвентаризации фонда.

Проведенное исследование проблемы создания автоматизированных технологий инвентаризации показало, что имеются два направления подобных работ – с использованием технологии радиочастотной идентификации (RFID-технология) и уже ставшей традиционной штрих-кодовой технологии. Наиболее прогрессивная технология – RFID-технология. Радиоидентификация  выполняет ту же самую функцию, что и штрих-кодирование, но потенциально может дать гораздо больше. Радиочип может содержать в себе десятки килобайт информации,  в том числе любую информацию о книге: автор, название, год выпуска, дату последней выдачи пользователю. Хотя RFID-технология, бесспорно, являются технологией  сегодняшнего дня, но, к сожалению, весьма затратная. Техника, поддерживающая эту технологию весьма дорогая, также велики затраты на приобретение радиометок. При этом преимущества системы скажутся только при снабжении всего фонда или значительной его части RFID-этикетками.

Тем не менее, эта технология уже используется в ряде организаций. Например, по пути использования RFID-этикеток пошла такая крупная библиотека как ГПНТБ с большим фондом, которая отрабатывает RFID-технологию на выделенных секциях своего фонда. Тем же путем пошли и в Центральной городской публичной библиотеке имени Н.А. Некрасова (г. Москва) начав в 2006 году с экспериментального участка по внедрению RFID-технологий, а также Орловский государственный технический университет [1]  и ряд других библиотек [2-4).

На начальном этапе проекта по автоматизации процесса инвентаризации  необходимо было решить  какую технологию использовать - на  основе RFID-этикеток или штрих-кодов.

Исходя из того, что использование RFID-технологии потребует на начальном этапе значительных капитальных вложений, которыми библиотека в настоящее время не располагает, и в связи с тем, что обращаемость документов в библиотеке в последние годы сокращается, было принято решение проводить инвентаризацию на основе штрих-кодов. К тому же при внедрении RFID-технологии библиотеке придется вести параллельно работу и с штрих-кодами и RFID-метками, или отказаться от технологии штрихкодирования, которую ЦНСХБ осуществляет с конца 90-х годов.

В библиотечной практике  штрих-код  это некий идентификационный номер (электронный номер документа - ЭН), который связывается с библиографическим описанием в электронном каталоге библиотеки. В ЦНСХБ начиная с 1998 г. на каждый журнал, а с 2005 г. на каждую книгу, вновь поступившие в библиотеку, стали наклеиваться  этикетки с машиночитаемыми штрих-кодами, содержащих значение ЭН экземпляра документа. ЭН, в свою очередь, позволяет идентифицировать документ по следующим позициям: автор, заглавие, год издания, место хранения в библиотеке, шифр, инвентарный номер и др.

Все документы, имеющие ЭН, фиксируются в базах данных, на основе которых строится электронный каталог библиотеки. Действующая система позволяет создавать на этой основе инвентарные книги, что дает возможность провести инвентаризацию  фонда с использованием компьютерных технологий. Собственно инвентаризация осуществляется путем сверки фонда с инвентарными книгами. При наличии базы данных, содержащей как минимум данные об инвентарных номерах, процесс инвентаризации может быть существенно ускорен.

Важным условием для эффективной работы является наличие  идентификационных номеров на всех проверяемых документах. С нашей точки зрения в связи с тем, что физически просматривается весь фонд, имеет смысл заблаговременно еще до начала инвентаризации провести маркировку каждого документа с тем, чтобы в дальнейшем они (документы) могли бы идентифицироваться техническими средствами без использования клавиатурного (ручного) ввода при любых перемещениях.

Инвентаризация, проводимая, например, в магазинах и складах, по существу не отличается от инвентаризации библиотечного фонда. Поэтому технические средства для фиксации идентификатора объекта инвентаризации широко представлены  на рынке как для работы с RFID-этикетками, так и с этикетками со штрих-кодами. Существенным для работы в больших помещениях является наличие беспроводного доступа фиксирующего идентификатор устройства к локальной сети. Примером такого устройства может служить терминал Datalogic Memor X3, обеспечивающий ввод данных с этикеток со штрих-кодами и клавиатурный ввод, например инвентарных номеров документов.

Подобного рода устройства, кроме их использования при проведении инвентаризации, могут в дальнейшем использоваться для фиксации перемещений документов в здании ЦНСХБ.

В настоящее время в документохранилище нет беспроводного доступа к mctnb и нет беспроводных устройств для считывания штрих-кодов, но проект предусматривает создания зоны WiFi соединения во всех помещениях отдела хранения, но на 1-ом этапе предполагается работа без такого сервиса.

Прежде всего, необходимо снабдить в процессе проведения инвентаризации все документы ЭН. При этом использовать ЭН третий версии (1-ая – 8-разрадный код без защиты, 2-ая – 9 разрядный код с защитой, 3-я – 13 разрядный код по стандарту EAC-13), применяемый в Сводном каталоге библиотек НИУ АПК.

Все документы, должны быть занесены в базу данных (минимум – инвентарный номер или иной однозначно определяющий экземпляр идентификатор и ЭН). Сопоставление полученных в результате ввода этих данных с инвентарными книгами должно позволить выявить несоответствие фонда с документами учета. Снабжение всех документов ЭН позволяет вести полный учет движения любого документа, к сожалению, только при непосредственном контакте с регистрирующими устройствами.  Для локализации мест хранения было предложено ввести адресацию места хранения (помещение, стеллаж, полка, ячейка) с прикреплением к ячейке соответствующей метки (этикетки).

Инвентаризация проводиться последовательно по секциям. Из секции изымаются все документы, подвозятся к рабочему столу и здесь ведется обработка на автоматизированном рабочем месте АРМ учетчика. Рекомендуется обрабатывать документы в той последовательности, в какой они стояли на полке. В порядке подготовки к проведению инвентаризации были разработаны следующие проектные решения.

АРМ учетчика позволяет при вводе данных о группе просматриваемых документах вводит сведения о месте (помещении) хранения этой группы документов. Обычно это должно делаться при начале работы данного АРМа.

Далее последовательно вводятся ЭН и ИН (инвентарный номер) каждого документа. Программные средства АРМ обеспечивают проверку наличия ЭН и ИН в электронном каталоге. Учетчик в случае каких-либо ошибок может сделать необходимые исправления  и сообщить системе, что все исправлено. В тех случаях, когда этот невозможно оперативно исправить, системе сообщается, что документ «проблематичный» и требуется дальнейшая работа над этим документом. Такой документ откладывается для обработки сотрудниками отдела каталогизации.

Для документов, которым нет библиографической записи в ЭК возможно опционально ввести упрощенную БЗ: заглавие, авторы, год и место издания. Такая БЗ попадет в дополнительны ЭК «кандидатов» в основной ЭК и постепенно будет обрабатываться отделом каталогизации. Эта БЗ будет использоваться при поиск документов, как и основная часть ЭК.

Для документов, выданных читателям в системе книговыдачи ЦНСХБ используется так называемый «заместитель». В момент учета на него наклеивается маркер и когда наступает случай возврата документа на полку он проходит процесс инвентаризации, описанный выше.

В процессе учета все действия учетчика фиксируются в базе данных инвентаризации. На основе этих данных создаются всевозможные справки в необходимом для сверки с  документами учета (инвентарными книгами) порядке. Таким образом выявляются все лакуны в документном фонде ЦНСХБ.

Новые технологии всегда представляют интерес для библиотек с точки зрения повышения как качества обслуживания, так и эффективности библиотечной работы. Исполнителями выполнялись предпроектные исследования и была выполнена подготовительная работа по ускорению производственного процесса инвентаризации.  Предложены проектные решения  проведения инвентаризации в автоматизированном режиме, позволяющие снизить затраты времени и человеческих ресурсов на инвентаризацию документального фонда.

Литература

1. Ртищева Т.М. Инвентаризация фонда библиотеки с помощью программы LiberMedia. Режим доступа: http://www.gpntb.ru/ntb/ntb/2011/5/ntb_5_5_2011-rtishcheva.pdf

2. Обзор опыта внедрения RFID технологии в библиотеках России. Режим доступа: http://www.lib.tsu.ru/win/metod/prezentacii/2015_02_06_Bibliotheca.pdf

3. Опыт ЯОУНБ им. Н.А. Некрасова по внедрению RFID меток http://www.unkniga.ru/innovation/tehnology/1492-tehnologii-rfid-opyt-vnedreniya.html

4. Абросимова Н. RFID: опыт внедрения и использования // Университетская книга. – 2013. - №6. Режим доступа: http://www.aselibrary.ru/press_center/journal/ubook/ubook4759/ubook47594892/ubook475948924900/ubook4759489249004901/

5. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда ФГБНУ ЦНСХБ /Сост. Нохрина В.А, Донцова А.А., Косикова Н.В. - М.2015.

Сведения об авторе

1. АВЕТИСОВ Михаил Андреевич, главный технолог; ЕВГЕНЬЕВ Борис Сергеевич, заведующий отделом отдела автоматизации информационно-библиотечных  процессов; КОСИКОВА Нина Владимировна, заведующая отделом информационного обслуживания и хранения библиотечного фонда, Федеральное государственное бюджетное научное учреждение «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (ФГБНУ ЦНСХБ).

К оглавлению выпуска