Информационные технологии оказывают значительное влияние на развитие формы каталогов библиотек и процессы обработки документов. Электронный каталог является основой функционирования информационно-библиотечных систем, от полноты и эффективности организации которого зависит полнота и эффективность получения информации пользователями.

   В Федеральном государственном бюджетном научном учреждении «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (ЦНСХБ) с 1992 г. обработка всего потока текущих поступлений проходит в автоматизированном режиме. Перевод всего карточного каталога в электронную форму входит в число приоритетных задач ЦНСХБ, так как для научной работы особенно существенна полнота информационного массива. Организация и способы осуществления ретроконверсии значительно отличаются от технологии формирования и ведения текущего электронного каталога. В библиотечной практике существуют различные способы ретроконверсии: сканирование каталога, заимствование библиографических записей из электронных каталогов других библиотек, полная конверсия с ручным набором текстовых данных в формат представления данных с разметкой полей. Сканирование достаточно больших объемов карточек проводится, как правило, специализированными организациями. Такая обработка целесообразна при относительно неплохом качестве карточек, пригодных для последующего программного распознавания знаков.

   Карточный каталог ЦНСХБ существует с 1930 г., на карточках есть и машинописный и рукописный текст, в некоторых случаях текстовые данные затерты, на многих карточках содержатся рукописные служебные примечания, штампы, все это затрудняет распознавание текста. Одним из способов ретроконверсии является заимствование библиографических записей на издания ретроспективного фонда из электронных каталогов других библиотек. Как показал опыт заимствования из Базы данных «Вся Россия» Информационного центра ЛИБНЕТ, такие записи требуют существенной доработки и дополнения необходимыми элементами. В заимствованных записях, как правило, имелись разночтения в формах наименований и сокращениях. Библиографические записи, созданные в универсальных библиотеках, нуждались в дополнении информацией, необходимой в специализированной сельскохозяйственной библиотеке. Устранение этих недостатков потребовало значительных трудозатрат. В отраслевой библиотеке стандартный универсальный подход представляется малоэффективным, так как затраты на поиск информации, обработку, последующую проверку данных и коррекцию ошибок превышают затраты на обработку массива по технологии ручного формирования машиночитаемых записей. Учитывая экономические, технические, организационные и отраслевые аспекты, в условиях ЦНСХБ проводится ретроконверсия по технологии ручного формирования машиночитаемых записей с карточек или книг. Первоначально электронный каталог ЦНСХБ создавался на основе адаптированного формата USMARC и программного средства НПО «Информсистема» АИБС МАРК-локальный под MS-DOS. В этом программном средстве проводилась ретроконверсия карточного каталога, основанная на методике хронологического подхода, который позволил перевести в машиночитаемый формат библиографические описания документов по определенным годам издания, начиная с более поздних лет. В машиночитаемую форму были переведены библиографические описания редких и ценных книг, книг с 1980 г. издания до года внедрения автоматизированной обработки новых поступлений. В 2005 г. была внедрена новая технология обработки документов на основе формата RUSMARC и программного средства НПО «Информсистема» АИБС МАРК-SQL (2). С начала создания электронного каталога существенно изменилось не только программное обеспечение, но и методический подход к созданию библиографического описания документов. Расширение состава обязательных данных в структуре библиографического описания является необходимым условием организации полноценного доступа к информации. Для повышения поисковых возможностей электронного каталога в библиографическом описании формируется максимальное количество точек доступа на имена авторов, редакторов, составителей, научных руководителей, исполнителей исследований и других лиц, на наименования организаций сельскохозяйственного профиля, несущих интеллектуальную ответственность за документ. Такой подход при обработке документов применяется как для текущих поступлений, так и при ретроконверсии. Кроме того, в соответствии с современными требованиями модифицируются и дополняются ранее созданные библиографические записи.

   С внедрением электронной книговыдачи был изменен принцип перевода библиографических описаний в машиночитаемую форму, за основу взят спрос пользователей. Рекаталогизация книг, выданных по запросу читателей, обеспечивает отражение в электронном каталоге наиболее спрашиваемой части фонда библиотеки. Проводится рекаталогизация книг, включенных в полнотекстовые тематические коллекции и ретроконверсия в рамках научной работы по формированию базы данных «Авторитетный файл наименований научных учреждений АПК» (База данных «АФ НИУ АПК»). В полнотекстовых коллекциях каждый документ сопровождается библиографической записью и включает библиографическое описание документа, аннотацию или реферат, ключевые слова, полный текст документа. Например, коллекция «Сельскохозяйственные выставки», включает материалы, раскрывающие основные этапы развития отечественного сельскохозяйственного выставочного дела. Ретроспекция коллекции определена периодом XIX-XXI веков без ограничения по видам документов. В настоящее время в коллекцию включено около 600 изданий. Для повышения эффективности информационного поиска при рекаталогизации книг, включаемых в коллекцию, создаются библиографические описания, содержащие обязательные точки доступа на наименования выставок, наименования организаций-устроителей, сельскохозяйственные общества, различные формы заглавия и другую информацию.

   Для наиболее полного отражения научных и научно-производственных документов при формировании Базы данных «АФ НИУ АПК» осуществляется работа по организации доступа к документам научно-исследовательских учреждений в электронном каталоге ЦНСХБ. База данных «АФ НИУ АПК» включает авторитетные записи на равноправные наименования научных учреждений в разные периоды времени, например, Всесоюзный НИИ растениеводства им. Н.И. Вавилова, Всероссийский НИИ растениеводства им. Н.И. Вавилова, Всероссийский институт генетических ресурсов растений им. Н.И. Вавилова. В электронном каталоге ЦНСХБ организуется связь с каждым из этих наименований, для этого в библиографических описаниях формируются нормированные точки доступа на соответствующие наименования организации. При создании авторитетных записей на ретроспективные наименования организаций проводится частичный отбор документов учреждения в карточном каталоге. В первую очередь в электронный каталог включаются наиболее значимые труды, сборники научных работ, труды конференций, самые ранние издания. Работа по организации доступа к библиографической информации при формировании базы данных «АФ НИУ АПК» требует проведения модификации имеющихся в электронном каталоге ЦНСХБ библиографических записей, созданных ранее. Для этого по добавочным описаниям в карточном каталоге определяются библиографические описания без точек доступа на наименование организации, а также выявляются различные формы наименований одной организации в электронном каталоге с использованием словарей Модуля каталогизации АИБС MARC-SQL. Во всех библиографических записях формируются точки доступа на соответствующее наименование организации, которые осуществляют доступ к документам научных учреждений через БД «АФ НИУ АПК» (1).

   Рекаталогизация книг и ручной ввод текста с библиографической карточки в электронный каталог процесс достаточно трудоемкий. Однако, созданные таким образом библиографические описания, соответствуют современным стандартам и форматам представления библиографических данных, содержат информацию, необходимую для проведения полноценного поиска. Такой подход особенно целесообразен при проведении ретроконверсии документов дореволюционного периода. Для перевода с карточек в электронную форму описаний этих документов нужно знать не только современные правила библиографического описания, но и учитывать особенности предыдущих правил библиографического описания. Расположение элементов описания и разделительные знаки на карточках уже не соответствуют современным правилам и форматам. Практика показала, что информации, отраженной в карточном каталоге, зачастую недостаточно для создания полноценного библиографического описания, так как размер карточки ограничивал количество элементов описания, а правила каталогизации неоднократно изменялись. Для формирования полноценной библиографической записи на издания до 1917 г. желательно использовать документ. При этом следует учитывать, что полиграфическое оформление изданий XVIII-XIX веков существенно отличается от современного издательского оформления и наполнено элементами, определить местоположение которых в современном формате данных бывает затруднительно.

   Принятая в ЦНСХБ методика перевода каталога в машиночитаемую форму гарантирует достаточно высокое качество электронного каталога и обеспечивает релевантный поиск информации. Эффективное обслуживание пользователей может быть организовано при наличии электронного каталога, отражающего весь фонд библиотеки. Современный пользователь предпочитает получать информацию удаленно, используя различные сервисы web-среды. Электронный каталог, представленный на сайте библиотеки, становится основной «точкой доступа» к информационным ресурсам. Полномасштабная ретроконверсия каталога библиотеки является необходимым условием оперативного удовлетворения информационных потребностей всех ученых и специалистов сельскохозяйственной отрасли с учетом их профессиональных интересов и запросов.

Список источников

1. Ласточкина Н.В., Семенова О.Ф., Сычева Е.П. Информация о научно-исследовательских учреждениях АПК – в помощь специалистам // Вестн. рос. с.-х. науки. М., 2016. № 5. С. 25-27.

2. Семенова О. Ф., Ласточкина Н. В. Электронный каталог – основа информационных технологий библиотеки // Библиотечное дело – 2012: Библиотечно-информационная деятельность в пространстве науки, культуры и образования : Скворцовские чтения : материалы семнадцатой международной научной конференции (25-26 апреля 2012 г.). – Ч. 2. – Москва : МГУКИ, 2012. – С. 85-88.

 сведения об авторах

Ласточкина Наталия Владиславовна - старший научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека

lnv@cnshb.ru

Сычева Елена Петровна - научный сотрудник отдела комплектования и библиотечной обработки документов ФГБНУ Центральная научная сельскохозяйственная библиотека

sip@cnshb.ru